电子商务时代办公自动化系统的实施策略(3)
2014-08-30 01:24
导读：企业知识治理的价值体现在知识的实际应用过程中，知识治理的质量也需要及时地在实践中进行检验和评价，为了保证办公自动化系统的实施效果，进步办
企业知识治理的价值体现在知识的实际应用过程中，知识治理的质量也需要及时地在实践中进行检验和评价，为了保证办公自动化系统的实施效果，进步办公自动化系统的效用和可用性，办公自动化系统实施的下一步是要解决知识的维护题目，也就是解决根据知识应用中反馈的结果公道地调整知识获取、发展和推广策略的题目，对企业不再需要的知识，办公自动化系统可以定期地从知识库中删除，对企业发展中需要的、办公自动化系统中暂时没有的知识或以前没有意识到的知识点要及时地进行补充，办公自动化系统应该根据企业的这些需要提供相关的自动或手动的维护功能。 三、实施电子商务时代的办公自动化系统应该留意的几个题目
作为信息治理系统的一个重要分支，办公自动化系统的实施不仅仅是一个技术题目，它应该是人、技术和制度的有机结合，电子商务时代企业在实施办公自动化系统的过程中不仅需要企业高层领导全力的长时间的支持，还要结合企业文化和运作流程，制定适当的治理体制和制度保证实在施的进度和效果。在这个过程中，一般来说，企业应留意以下几点：
1．企业应该结合自己的实际情况选择合适的实施模式和实施过程。办公自动化系统不仅是一个软件系统，更是一种治理运作流程，任何公司在实施以知识治理为核心的办公自动化系统前首先应该对公司所处的内外部环境有一个正确的评估，确定公司的知识差距及知识衡量指标，并结合企业文化和知识拥有者的实际情况确定公司的知识收集存储策略和知识治理策略，进而确定企业办公自动化系统的主要功能和运作模式。M．T．Hansen以为知识治理的有两种策略：编码模式和个人化模式。不同类型的企业需要偏重不同的模式。对于传统型的企业，更多需要处理的是一些基础性的、预期能够较长时间发挥作用的显性知识，办公自动化系统可以对它进行收集、编码并妥善高效地储存在数据库中进行回档治理，使知识和知识开发者有效地分离，使所有的人都可以方便地随时调用和查阅相应的知识，这种模式被称为编码模式；对于创新型企业，需要处理的更多的是新鲜的、变化较迅速的数据与知识，尤其是企业内部大量的、难以言表的深层次的或来自员工灵感的隐性知识，隐性知识在企业内的出现依靠于员工之间及时的沟通，知识的共享主要依靠于员工之间多种途径的相互接触，针对这种知识，办公自动化系统可以为相关员工提供多渠道的方便的个性化的交流手段，这种模式称为个人模式。不同信息化基础的企业实施办公自动化的方式和过程也不同，对于具备一定信息化基础的企业可以借助知识治理的思想把以前单独运行的一些业务系统和办公自动化系统进行集成，集成方式应结合企业的实际情况，可以是数据库共享或是借助中间层软件或是借助各业务系统自身提供的接口：对于没有信息化基础或是信息化基础较弱的企业，一般来说企业信息化的第一步是从事务处理型的办公自动化系统的建设开始的，企业在规划和设计这类办公自动化平台时应该留意企业知识治理的需求，在系统功能规划时留意充分考虑后期企业实施编码策略或个性化策略的知识治理的需求，在系统设计时为后期的知识治理功能模块留出可扩充的柔性化的接口。
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2．留意分步实施，先易后难。为了能够借助信息技术有效地提升竞争力，企业需要随着治理科学和信息技术的发展不断地改进和完善其信息系统，同样电子商务时代的办公自动化系统也是一个随着企业经营环境的变化而逐步完善和改进的系统，电子商务时代的办公自动化系统的核心功能——知识治理本身是一项复杂的活动，是一个
系统工程，大多数企业在实施的初始阶段很难提出非常合适正确全面的需求。为了减少办公自动化系统实施过程中的阻力，企业应根据职员素质、企业文化习惯和企业运作过程对知识的实际需求，选择能够在最短的时间内解决企业最紧迫题目的功能首先加以实施，再由点及面，逐步将系统的功能和应用范围向广度和深度扩展，例如，对大多数的企业来说，可以先建立起邮件发布系统、公共信息系统，日常办公处理系统等，再逐步扩充系统的功能和使用范围，建立起具备完善的知识治理功能的办公自动化系统，这样使员工在逐步深进的使用过程中体会到利用办公自动化系统进行工作和知识治理的上风，在一定程度上避免了员工因工作模式的突变而产生畏难情绪和抵触情绪。减少企业实施办公自动化过程中的转移本钱。 3．留意将企业办公自动化的实施过程与企业业务流程再造相结合。企业业务流程是围绕企业的具体目标，结合企业的实际人力物力资源情况而设定的一系列具体的办事步骤。现代的治理思想和信息技术对企业的作用主要是通过优化企业的业务流程而发挥出来的，同时现代治理思想和信息技术在企业运作过程中的应用也必将在一定程度上改变企业的运作流程，对于大多数的传统企业来说也只有根据现代治理思想和信息技术的需求再造企业的业务流程才能真正在企业运作中实现治理信息化和治理现代化，进步企业运作效率。电子商务时代企业实施办公自动化系统同样必须也必然会与企业的流程再造相结合。以公文流转为例，以群件为基础的第二代办公自动化系统实现了收
