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用简单方法做复杂事务——谈改进编辑工作数法

2015-07-01 01:21 【内容提要】基于电脑和网络技术，在不增加经费和设备的情况下，利用WINDOWS办公系统实现报刊编辑部部分管理现代化、部分工作无纸化，减少重复劳动，提高工作效率。栏目策划是学报发展方向之一，编辑应努力做好这项工作。 【摘 要 题】编辑学【关 键 词】报刊编辑/电脑应用/office办公系统/栏目策划 【正 文】
很多文章谈到如何利用计算机和网络技术做好学报编辑工作这个问题，总体感觉是理论性太强而实用性甚小，因为按它们的提法去做，需要增加相当的经费以购买硬件和软件，同时还需一定的培训时间，对于大部分经费紧张、人员较少或电脑操作能力较弱的报刊编辑部来说，无疑是水中望月。如何利用现有条件改进工作成了笔者常常思考和向同事、同行请教的问题。经过近三年的摸索与实践，笔者掌握了一些技巧，现供大家参考。 　　　　一、来稿管理 充分利用网络电子邮件系统，在刊物和相关网页上公布编辑部电子信箱。经常查看电子信箱，并在线完成初审。从文件名可以大致看出该来稿是否为本刊取稿范围。如肯定不采用的文章，立即回复“谢谢支持我刊不刊发此类文章请投它刊”和单位落款（利用输入法的手工造字功能，三四键即可完成）。如果觉得这样不够礼貌，另一种做法是写好规范的退稿信放在“常用文档”中，在回信时，打开文档，复制到电子邮件系统中去，这也很省时省事。
下一步是把进入初审的文稿下载到相应文件夹，可名为“200504初审”，有的准备延期待用的，则可另建文件夹“200601初审”。同时，要将作者的电子邮箱地址拷下粘贴在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些内容或格式不符，则可回信“请照附件论文格式修改五日内重发”和单位落款，将“论文格式”样本放在附件中同时发去供作者参照。将修改过准备二审的文稿移到“200504二审”文件夹。 　　　　二、审校管理 责任编辑在电脑上完成初审初校后，对于需要外审的文稿，则删除有关作者的信息，再通过电子邮件发给外审人员，要求提出审稿意见和回复期限，若超过期限，则要送另一外审人员。对于改动较大的或需要修改的文稿，责任编辑要将它发给作者，再视作者的修改情况定夺。外审文稿则要再次发给外审人员审察。由于网络速度快，这些看似复杂的事情并不会费太多时间。当然，在电脑上建立自己的“外审人员库”（EXCEL）是有必要的，它的主要内容项有“姓名”“单位”“邮编”“EMAIL”“电话”“职称”“专业”。同时，要建一个“文章数据总库”（EXCEL），它的主要内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”（设置成￥00.00格式）“备注”。
之后将文稿全部打印出来，编好排版序号，再根据“文章数据总库”，制一个“2005年第四期拟用表”，内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“初审”“外审”“二审”“三审”。这才将文稿和表格送二审和三审。通常要多准备一些文稿，以防个别文稿通不过复审，更主要的是防正式排版后才发现不够页码。对于没通过复审的文稿，则要给作者发一封退稿信。
这些工作完成后，让印刷厂根据审定的文稿排版印出校样。我们还是主张人工纸质校对，因为在排版文档中校对大量文稿是很累人的，工作效率、质量比较低，至于转版，更是不好完成。初校完成后，要将其他内容补上，如“目录”“编者按”“征稿启事”等。对于排不上的文稿，则要与作者联系，共商解决办法，最好是让他同意在下一期发表，这样可省却再审之事。初校还有很多事要做，如文章图书分类号、文章编号、版式等。二校主要看印刷厂是否将初校改正，整体是否完备。三校则是最后把关，责任编辑、二审、三审在校样上签名以示可以付印。三校样则作为档案保存。
刊物印刷完毕后，应要求印刷厂将排版文档转为纯文本文档，再将两种文档拷回编辑部，用途之一是通过电子邮件系统发给合作网站，另一用途是编辑部存档以备用。编辑部用途可能有以下几种：1、利用电脑工具中的“字数统计”，得出本学报排一版、两版、三版、四版、五版的字数，这样编辑稿件时增删多少字数就心中有数，减少转版数。2、备建设学报编辑部网页时用。现在很多学校都有自己的网站，学报是高等院校的重要组成部分，等条件成熟，学报也可上网，这样就多了一条传播途径。3、有些作者和读者也要求提供电子版文章。 　　　　三、稿费和刊物发放 由于人员因素，编辑要兼做编务工作，主要是稿费和刊物发放。