殷仕俊:企业档案在企业风险管理中的功能探析

摘要： 风险管理是现代企业经营中的核心内容。而基于档案双元价值观，研究企业档案在企业风险管理中的功能和价值是一种十分有意义的理论探索。一方面，企业档案作为一种行为方式，它具有直接预防和控制企业风险的主动意义的管理工具价值；另一方面，作为一种具有凭证意义的信息资源，它具有辅助企业进行风险管理的被动意义的信息价值。二者缺一不可，统一于企业风险管理的过程当中。

关键词： 企业档案 风险管理  功能 双元价值观

abstract：risk management isthe core in the management of modern enterprise. the study offunction and value concerning enterprise archives in theenterprises’ risk management is a very meaningful theoreticalexploration on the basis of dualistic value concept of archives. onone hand, as a behavior, enterprise archives which are saw as toolsof management have the value of positive meaning which can preventand control the enterprises’ risk directly. on the anther, as aninformation resource with a certificate, enterprise archives whichare viewed as information have the function which can help theenterprise to take the risk management. both are indispensable,which are unified in the process of enterprises’ riskmanagements.

keywords：enterprisearchives risk management  function  dualistic value concept

1  风险、企业风险与企业风险管理

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2  档案双元价值观视野下企业档案在企业风险管理中的功能

以上说法及其所体现的思想内涵对笔者颇具启发意义。此思想虽然还不甚完善，但其的确有着重要的现实意义和学术价值，它合理恰当的解释了我们在理论和实践当中的许多困惑，为我们考查和理解档案及档案工作提供了全新的视角和更广阔的视野。笔者认为，从此角度来考查企业档案在企业风险管理中所发挥的功能与价值是较为合适的。

企业管理的最终目标是实现企业价值的最大化增值，但企业在实现这一最终目标之前，必须经历一个过程。因此，实现企业价值的最大化增值并非企业管理的直接目的。企业管理的直接目的是为了应对和解决企业在日常生产经营活动中所面临的各种或大或小的问题和风险，以保证企业正常的生存和发展。美国著名管理思想史家丹尼尔·a·雷恩在《管理思想的演变》中指出：“管理或行政管理意味着在知识的基础上行使控制。”在企业中，档案作为一种具有控制意义的行为方式已经明显地被赋予了管理意义，也就是说，档案已经被企业管理者视为一种管理工具使用着。企业风险管理首先应体现为一种风险意识，即一种“防忧患于未然”的理念。显然，并不是每个企业都设置有完整的风险管理组织机构，也不是每个企业都会进行明确具体的风险管理活动。但作为现代企业而言，每个企业管理者都是具有风险意识的，只是在这种意识的强弱上会有所差异。在笔者看来，在企业中，档案作为一种企业管理者对企业凭证信息的合目的的控制方式，其本身就体现了企业管理者的一种风险意识，管理者选用档案这一管理工具的直接目的便是为了预防和控制企业风险。与行为方式相对应的档案实体一经形成，无论企业管理者是否意识到或是否承认，其已然发挥着预防和控制企业风险的功能了。因此，可以说无论企业是否设置有完整的风险管理机构或是否在有意识地进行具体明确的风险管理活动，档案都已经是一种风险管理工具了，或者说企业档案天生就具有控制企业风险的功能属性。在这里，企业档案对于企业风险管理而言，体现的是一种主动意义的管理工具价值。

年万元的财了。其实，企业档案中还有许多档案都是为了预防和控制风险而生的，如商标档案、知识产权档案、信用档案等，就不在此一一赘述了。

管理与信息密不可分，组织管理的日常工作大部分与信息的收集、整理、归纳和方案的提出论证相关，企业风险管理作为一种特殊的管理行为，当然也离不开信息的支撑。有效的风险管理依赖于在恰当的时间将恰当的信息报告给恰当的有关人员，因此，有效风险管理系统的运行要求非常重视数据来源、流程和时间的选择。企业档案作为企业合目的控制的一种具有凭证意义的信息资源具有辅助企业进行风险管理的信息价值，且此种辅助功能贯穿于企业的整个风险管理过程当中。

企业风险管理一般包括企业风险识别、企业风险衡量、企业风险管理决策及执行、企业风险管理绩效评价四个步骤，其中，企业风险识别和衡量是基础，决策是关键。

企业风险管理决策和执行是根据企业风险管理的目标，在风险识别和风险衡量的基础上对各种风险管理方法进行合理选择、组合并制定出风险管理具体方案进而付诸实施的过程。企业风险管理决策是企业风险管理过程中的关键步骤，从此步骤始，企业风险管理才具有实质性意义，其要回答的是“如何解决企业风险”的问题。有学者指出，信息决定决策，虽然此话有失偏颇，但还是有一定道理的，至少说明充足准确的信息是进行科学决策的依据。科学的风险决策不是灵机一动拍板定案的结果，而是在掌握大量信息的基础上，经过系统分析、思考、判断后做出的。企业进行风险管理决策的依据是风险识别和风险衡量所得出的结果信息，企业档案虽然没有直接参与到决策当中，但其在之前的两个环节中已经充分发挥了其价值，决策者只有系统研究这些源自企业档案的信息，才能实事求是地总结历史，冷静地科学地分析现状，准确有效地预测未来，通过权衡轻重，从诸多方案中选取能获取最大的效益的方案，因此，可以说企业档案为企业风险管理决策提供了依据。执行便是将企业制定的应对风险的方案付诸实践的过程。领导者只有依据风险决策形成的档案才能对决策做出全面的解释，使风险决策为广大执行者充分接受和正确了解，以保证决策的正确执行。风险管理决策过程中形成的档案是企业经济活动的规范、轨道、是进行有效控制的标准。所以，执行企业的风险管理决策也离不开企业档案所发挥的信息支持功能和协调功能。