试析如何做好办公室工作
2015-03-04 01:11
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摘要：办公室是综合部门，又是枢纽机关，
摘要：办公室是综合部门，又是枢纽机关，既要处理事务，又担负着协调督办等繁重工作，是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心。
论文关键词：办公室工作 重要性 原则 方法
无论在何种性质的企事业或公务机构中，办公室必不可少，它既是综合部门，又是服务机关，纵向要做好上情下达、承前启后，横向要做好协调督办、后勤服务，同时还负责文件流转、、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等到其他各项职能，是联系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手，所以要求办公室工作人员要有高度的工作热情、敏感的嗅觉、较准确的预见、从容的作风。
一、充分认识到办公室工作的重要性
（一）办公室是联系领导层与职工的桥梁。办公室的一大职能就是文件处理，一份权威文件在正式下发后，未必人人都能正确掌握其内涵，人人都能领会其意义，这时办公室担负着与解释的功能。如一份绩效考核文件，因涉及利益非常敏感，在文件制订下发前，首先要进行调查研究，将各部门各层次人员集中到一起进行会议讨论，听取广泛意见，针对本单位实际，结合预见情况，保留精华，摒弃弊端，做出更实用的决定。文件下发后，难免有职工不理解有怨言，这时办公室人员应不急不燥，从公司整体出发，耐心解释，心平气和，同时还要学会换位思考，仔细倾听，以化解职工心中的疑惑。
（二）办公室是联系机关与基层的桥梁。机关之所以被称做“机关”，主要一个原因就是处在领导身边，从某种程度上相当于“上面”，那么基层似乎就相当于“下面”，如果上下长期不联系，那么必然会互不了解，机关不能了解基层动态，基层也不会了解机关所作的努力，机关变得高高在上，工作交流不顺畅。为了避免这一点，办公室这时要充分发挥“中转站”的功能，通过下乡、走访、慰问、办活动等到形式走出室内，主动与基层员工接触，了解基层员工的所做所想，同时还要将调查到的情况尽快如实地向领导层汇报，以便领导层做出正确判断，然后再将领导层的决定正式传达到基层，做到上情下达、下情上报。例如高温抗暑期间，迎峰度夏期间，一线员工相当辛苦，风霜雨雪，照样出勤，烈日炎炎，依旧出工。这时办公室可与其他有关部门一起开展慰问活动，夏送清凉冬送温暖，既体恤民情，又增添了员工的归属感。
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（三）办公室是联系本单位与外单位的桥梁。每个单位都不是独立存在的，都需要与上下左右的各级单位搞好往来，这又是办公室的一个重要职责。办公室人员在接待中要不卑不亢，办事时公平公正，处理业务耐心细致，以良好的窗口形象树立威信，协调各方关系，促进工作开展。
二、办公室工作必须遵守的三大原则
（一）保密原则。保密性，也就是指内部信息不得外泄，既不得泄露给外单位，也不得泄露给不该知情的内部员工。办公室作为领导的综合办事机构，处在非常关键的位置，是重要的涉密部门，既要对本单位领导和上级保密部门负责，又要管理各职能部室和员工。办公室全体人员应该提高对保密工作的认识，做到三不：不问、不说、不讲。由办公室牵头，完善保密工作的组织机构，成立保密工作委员会，加强对保密工作的领导、管理和监督。制订保密
规章制度，通过会议或文件形式，将规章制度宣读下发，让每一个办公室人员熟知保密常识，在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和协同办公系统的运用，保密工作的要求更加严格，办公室人员要谨慎使用，妥善使用移动存储设备，不登陆不健康的网站，不安装来历不明的软件，不随意复印本单位的内部资料。办公室工作人员涉及最多的就是办公系统以及一些涉密纸质文件，这些文件必须要求有专人妥善保管，不经领导批准不得外传。加强档案管理，在调阅档案时要严格按程序办事，由专人调阅、复印、归还。
（二）准确原则。办公室是领导的左右膀，可以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常运转。办公室工作的准确性涉及到方方面面，比如，在制订规章制度，或划分工作范围时，必须果断利索，清楚明白，不得拖泥带水。当领导询问某文件内容或某事情处理结果时，要回答八九不离十，不得含糊。召开会议时，必须牢牢抓住会议重点，控制会场气氛，撰写会议纪要时必须侧重反映，紧扣主题。在文件处理上，从上报到下发，从请示到落实，从标题到内容，一字都不得有误，确保其严肃性和权威性。对某事件的处理，必须正确领会
方针政策，合法合理，不得偏差。帮领导出谋划策时，要结合不同地域的不同情况，拿出合理性建议。总的来说，就是办事要稳，主意要实，处理要妥。
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（三）快速原则。办事迅速是办公室的重要作风，就是要求工作及时、高效。一份文件一旦签字就开始生效，就有它的生命周期，办公室人员必须在周期内尽快将文件办结，不拖拉不延误。
三、做好办公室工作的几点方法
（一）坚持学习。要学习邓小平理论、毛泽东思想，学习三个代表、科学发展观，与时俱进，跟上时代发展。要学习为人民服务的精神，强化对办公室工作的认识，强化自身职责。在繁杂的事务中保持清醒的头脑，敢于面对问题和矛盾，不害怕不退缩。
（二）团队观念。团队精神，即合作精神，指一个团体中各成
员之间互相配合、和谐相处，共同努力，达到目标。做为一名合格的办公室工作人员，不仅自身素质要好，而且更重要的是与团队伙伴的合作程度高，配合能力强。
（三）甘于平淡。办公室的工作属于幕后英雄，默默无闻，不显山不露水。做为办公室人员，要坚信公司无小事，小事当成大事办，大事认真办。
四、结束语
总之，办公室人员需要有服务意识、参谋意识，需要有创新精神、奉献精神，需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系，要增强素质，加强学习，把办公室工作做得更好。
