数字化档案管理之我见(1)(2)
2017-08-30 01:58
导读：4、改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技
4、改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
四、数字化档案管理发展存在的问题和发展建议
存在的问题：（1）缺乏新型的档案专业人才。为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息开发人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。这也是严重阻碍着我国数字化档案管理发展的一大“瓶颈”。要真正在档案工作上做到和世界接轨，我们必须大力培养自己的现代化档案人才。现代档案管理工作涉及到信息、科技、语言等多元化的知识结构，需要复合型人才，他们不仅能善于管理档案，而且还要了解产品技术特性。（2）对数字化管理的游戏规则，还缺乏了解和适应。在我国档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况不熟悉，容易引发许多问题。例如，国内标准纸规格是16K、18K等，加入WTO后纸的规格发生了变化，国际标准纸的规格是A3、A4等。针对这一实际情况，档案人员应立即行动，定制档案卷盒、档案卷皮，从而把案卷装订的既规范又美观。对电子文件的磁性材料应远离磁场,同时最好采用防磁性装具存放软盘,否则就会引发许多不必要的麻烦。同时,由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。例如，对于数字化档案的保密问题，我们就必须严格遵守安全保密机制。在档案管理软件的研制、安装和使用上，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发［1998］1号）文件的各项要求，加强系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，确保档案数据安全。（3）硬件设施缺乏建设。数字化档案管理是一项耗资巨大的工程,需要投入许多人力物力。而目前我国的硬件设备还远远没有达到发达国家对数字化档案馆形成辐射全国的信息管理网络的能力。
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对上述出现的问题，我们应当做好以下几件事情。首先要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障。加强数字化硬件建设和软件开发。加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术
培训，加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力。其次要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。第三要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
（转载自http://zw.nseac.coM科教作文网） 目前我国正处于信息时代,如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平,提高办公效率,更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的广泛应用,随着电脑网络及其他数字平台的应用,数字化管理已经成为可能。由于地域、科技水平、教育水平及种族的差异，造成了国与国之间的“数字鸿沟”，但另一方面，信息时代也为每一个国家，尤其是发展中国家提供了一个全新的而又难得的发展机会。在《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十五个五年计划的建议》中专门提出要“加快国民经济和社会信息化”。其中对现代信息基础设施建设提出要抓紧发展和完善国家高速宽带运输网络，加快用户网建设，建成一整套宽带综合业务服务系统。随着社会发展水平和科学技术的进步，使档案越来越引起人们的重视。2000年4月，我国正式启动了中国数字化档案馆工程，现在已经在珠海、深圳等地取得了巨大的进展。一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正在悄悄形成。我们完全有理由相信，在江泽民同志“三个代表”的精神指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功，加快我国迈向现代化的步伐。
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（科教范文网 fw.nseac.com编辑发布） 5、毛富民，以“三个代表”为指导全面加强国家档案资源建设，中国档案，2002，2
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