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数字化档案管理之我见(1)

2017-08-30 01:58 摘 要：本文在全球信息化、经济一体化的格局下，通过对数字化档案管理的内涵和特点的阐述，进一步明确和强调了数字化档案管理在21世纪中国档案现代化进程中的重要作用。同时，针对我国目前数字化档案管理中存在的问题，笔者提出了几条切实可行的建议，对这种知识网络中利用信息的档案模式的开发和利用具有一定意义。
　　关键词：信息经济 网络化 数字化档案管理
　　现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐渐成为经济发展的新动力和新增长点。作为重要信息资源之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络环境的巨大冲击，面对这种机遇和挑战，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前档案管理部门的热点问题。
　　一、我国档案管理的现状和信息化时代对我国档案管理的影响
　　档案管理，是指以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设服务的档案资源体系为目的，依据国家有关部门档案法规开展的档案积累、移交、整理、开发等一系列的管理工作。按照我国《档案法》》的有关规定，档案馆是我国档案事业的主体，是执行档案管理的中心机构，是集中保存、保管档案的永久性基地，它所执行的档案管理的功能主要有：档案收藏功能、档案信息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等。截至2000年低，我国有各级图书馆3037个，保存档案1.9亿卷（件）；各级各类档案室20192个,保存档案1.7亿卷(件)。可以说，在我国这个有着悠久历史的传统国家，档案管理取得了很大的成绩。但是，随着信息技术的发展，包括计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻底分离。众所周知，档案是一种能够被传输、传播、传达、感受的，是以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，充当“信息法官”的角色。这样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。 （转载自http://zw.nseac.coM科教作文网）
　　二、数字化档案管理的内涵和优点
　　1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physical archive）和实态档案库（Physical repositories ofarchives）相对应的虚拟档案（Virtual archives）。由此，发达国家首先开始了“数字化图书馆工程”的建设，也就相应地出现了“数字化管理”的概念。所谓“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。
　　数字化档案管理主要包括以下几个方面的工作：一是现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。 （科教作文网 zw.nseac.com整理）
　　数字化档案管理优点主要有：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。
　　三、字数化档案管理的重要性
　　1、信息时代发展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展和我国加入WTO，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视档案数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。
　　2、参与国际竞争与交流的需要。数字化档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。 （转载自中国科教评价网www.nseac.com ）
　　3、加强科学研究、普及教育知识、服务社会大众的需要。数字化档案管理为利用者提供了及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，而且可以满足家庭教育等需求，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。

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