推行项目治理信息化 进步项目治理水平(1)(2)
2014-01-29 02:35
导读：根据公司每年提供的合格供给商名册的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式； 在“基础信息维护”导进这些供给商。在检查补充数据确保其无误后便可录
根据公司每年提供的合格供给商名册的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式； 在“基础信息维护”导进这些供给商。在检查补充数据确保其无误后便可录进合格供给商录进表，并供项目挑选合作； 项目中临时需要合作的一次性供给商则可通过填写“一次性合格供方报审表”，审批后同样录进合格供给商录进表。 ③分包商治理：根据公司每年的合格分包商名册整理出符合格式要求的EXCEL表格； 在“基础信息维护”中导进分包商数据并检查补充确保无误后便可录进“劳动力治理”中的“合格分包商录进表”并供项目选择合作； 在项目中临时需要合作的一次性分包商在填写“一次性分包申请表”经审批后也可以录进为合格分包商录进表。 ④材料的要料和采购：在项目正式开始后，我们可以通过项目治理系统来治理和控制材料。 首先在各分部分项的月要料计划表中选择要完成的分部分项，结合先前的预算数据，分别天生各分部分项的月要料计划。然后根据其中所包含的甲供/乙供信息，分别天生甲供/乙供月要料计划汇总表并根据此表天生计划进行采购。 这样，我们就可以通过系统对采购计划的公道性和必要性判定并控制采购，避免了预算不清造成的根据当时需求进行采购，导致最后账目不清，重新“补做预算”的情况。流程如图4： ⑤材料的现场治理：材料治理是项目本钱治理中最重要的部分，而材料治理最重要的部分无疑就是现场的领料治理。在系统中，我们将各分部分项的预算导进，由于预算中的材料编号和名称经常不按标准格式填写，直接天生材料数据可能出现各种题目，导致系统治理混乱，故我们需要先对这些材料进行分类。 在“基础信息维护”中的“物资基础信息”界面，我们可以看到先前导进的预算中的材料和一个国家标准的材料种别，只需将各种预算中的材料进行拖放就可以对其进行回类。我们的调查发现，施工员往往在一个项目中接触到的材料种别并不很多，而且经常重复。但每次填写却都需要在庞大的材料库中查找某一种材料。为此我们为材料设计了“助记码”，在回类的过程中我们可以通过“助记码”来指定一种材料，在后面的操纵中只要输进简单的助记码就可以立即指定相应材料，对材料的治理提供了很大的帮助，增加了系统的易用性。至此，完成了材料维护的工作。（注：材料回类完成后，物资治理中的库存材料金额收发存表便可自动正确天生。）而今后现场材料的出进库都需要通过填写进库单（甲/乙供）、领料单（计价/未计价）、退料单等会自动进行数据统计的系统表单才能进行，严格地把握了现场材料的使用。 从项目现场把握的情况来看，大部分项目在材料领用方面的治理都有很多不足之处。多数是由于预算不明确，领料往往缺乏控制，为了保持工程进度，只要来领就给料，在项目竣工时往往会发现支出很多不必要的材料用度，领料计划成为了一张过后再补的统计证实。而项目施工员本身也经常由于工作忙碌或其他各种原因搁置这一工作，甚至有的材料是施工班组做好领料单交给施工员签字。从治理的角度来说这显然是存在题目的，首先施工员在领料的同时不可能清楚地记得各次累计的领料量，只有在登帐的时候才能发现，所以，施工员每次在使用的时候也不会特别留意节约材料，反正每次领料都没有题目，就无所谓什么领料计划和公道使用材料了。同时由于材料员在项目中不可能时时做出正确的材料出进库的汇总帐目，项目经理也比较难以在发生题目后解决。 使用项目治理系统的主要目的之一就是规范化收发料，在每次收料和发料的同时都记录数据并实时汇总，在使用材料的范围，也作出了以下严格的控制。 首先，必须是材料预算中有的，假如没有可以通过“基础信息维护”部分建立相应的材料种别关系对材料分类。然后根据甲乙双方供料的不同分配到甲供材料进库验收和乙供材料验收进库。 其次，在实际使用中，甲乙分别填写各自的领料单领料，而在这一操纵的同时，库存材料的数目也会相应地变化。由于这一切都是在系统中完成的，而且数据间有着尽对的对应关系，任何超出预算的领料除非专门的审核否则不能进行，这就对领料数目的上限有了约束。加上月需求计划的限制，从而相对严格地控制了施工用料的精确数目。 再次，对于项目部材料治理职员权限主要是由项目部的材料员负责，施工员可以根据工程要求开领料单至材料员处领料，在系统中所有的权限都是由项目系统治理员分配的，一般情况下，在整个材料处理过程中，系统记录下每次领料数目和使用量，只要项目经理浏览一下汇总数据，就可以知道是工程的哪个分部分项出了题目并迅速解决，同时材料员也可以在材料存量，使用数等方面更加直观地了解情况，碰到各种题目可以很轻易地找到题目原因，提醒项目经理。对于施工员，就要求他们在工作中，事先都要有周密的安排，不能没有计划地工作，提升工作质量，不然同样的工作有的需要的材料不同，就可以在工作中找出需要进步的地方，这对于施工员的成长至关重要。项目治理系统就是要不断帮助施工员解决题目，是一个发现题目、寻找原因、修正错误的循环往复的过程。 ⑥施工任务书：施工任务书是项目治理中重要的组成部分，是对施工计划和完成情况的主要记录资料。在天生施工任务书前，我们必须有完成的分包合同基本信息、工程项目分包申请表、班组信息登记表。与通过手工填写施工任务书不同，施工员只须选择相应的分部分项、班组信息、单位工程等。通过交换数据项目治理系统由预算和计划自动天生施工任务书。这样就避免了因数据不清或遗漏疏忽造成的错误，也防止了施工完成后再补填施工任务书的情况出现。 施工任务书天生后可以保存及打印以备所需，在实际施工完成后，再次打开相关的施工任务书，将实际施工量填进并提交，其中的数据就会自动地与预算和材料库存等内容进行数据交换，清楚地记载下施工工程进行的实际情况。 2.2.2 系统支线治理流程 以上几个部分是项目治理系统中的主要治理流程，这个流程中交错使用到了系统中的合同治理、劳动力治理、计划治理、物资治理、工程资料治理、施工预算6个主要部分。它们是项目治理中使用最多最重要的部分，其相互之间存在着紧密的数据关系，是本钱控制的关键。其他的部分功能如下： 本钱治理：在本钱治理中通过录进个别基本信息后结合项目实际发生本钱的各种数据表单可以清楚直观地描述项目本钱的治理情况。 工程资料治理：提供了各类工程中所需要用到的表单、文件、资料格式等，方便天生这些文件和资料。 安全治理：记录了详实的安全治理资料和实例，为项目安全工作提供了参考和依据。 质量治理：提供了大量的项目质量方面文件的表单、资料，内容丰富，为项目质量资料的天生提供了极大的方便。 进度治理：该部分的功能与MS PROJECT软件类似。这些项目常用的软件工具为从事相关工作的职员提供了极大的便利。 2.3 项目信息化试点情况 由于在项目上进行推行信息化没有成熟的经验，所以在软件正式应用以前，我们先后在樱花度假村等几个项目部试点运行，在实际使用中测试系统的可用性，发现和解决存在的题目。经过试用中项目的反馈情况，我们对系统的操纵舒适性进行了调整，包括：在保证系统特性不变的条件下，精简了一些较复杂的操纵；根据项目施工的实际需要，在系统中添加了施工任务更改单；调整了系统的兼容性；进一步完善系统资料库等，完全能够满足实际项目施工治理的需要。 综上所述，我们可以说上安项目治理系统是以预算为基础的，结合
计算机技术和传统治理制度，能有效进行本钱控制并提供项目工作便利的综合性项目治理系统。借此系统，项目经理和公司可以非常清楚明确地知道项目本钱的动态，并借此对项目动态进行分析和决策。明确的职员权责可以很好地监视和约束项目职员的工作，进一步加强各方面的治理。一个熟练使用该系统的项目组就可以应对项目上所发生的大多数的工作要求并提供清楚的实际数据，能够实际地进步项目的治理效率和本钱控制水平，达到施工项目治理最主要的目的——“花最少的钱办最大的事”。固然目前系统本身仍然存在一些题目。如：前期的分析工作不足以及对项目实际情况的考虑不充分；由于开发中使用了部分成品软件带来的系统强壮性、兼容性题目；系统操纵的舒适性等。但是不可否认上安项目治理系统的开发贯彻了最初的开发思路，也已经具备了对项目本钱有效治理的能力。在
试用期的完善过程中我们相信能够解决存在的题目，加强系统的舒适性和强壮性，尽快让整个系统全面推行，提升我公司整体项目治理水平。
