从利用工作谈文书材料的分类与组卷(1)(2)
2015-01-26 01:52
导读：这种案卷，从正确划分保管期限、便于日后档案治理方面看无疑是正确的，但从利用的角度来说，达不到快速检索文件的目的。我们知道，评价利用工作好
这种案卷，从正确划分保管期限、便于日后档案治理方面看无疑是正确的，但从利用的角度来说，达不到快速检索文件的目的。我们知道，评价利用工作好坏的三个标准：一快、二准、三全，从上面的案卷中，利用者假如想查找有关某局某年目标责任制工作贯彻落实情况的文件或职员任免文件时，提供利用的职员只能是把所有案卷调取出来，才能保证检索到利用者所需档案，同时也轻易切断一组文件之间的必然联系性。立卷后，假如要查找某一份或某一方面文件，还要查看所有的案卷，我以为没有真正达到立卷的目的，甚至可以说与立卷目的背道而驰。对于这种实际情况，立卷时还严格区分保管期限已无意义。如：把一单位有关职员任免、赏罚的文件严格按保管期限表的规定，分为永久、长期或短期是不实际的。由于日后利用者查询档案，一般就说查×××任免文件，不会说属于永久、长期或短期的职员任免文件，档案馆提供利用职员一般也很难一下子判定×××任免的文件是属永久、长期或短期，特别对时间久远的档案，更难判定。他只能判定×××任免文件属于机构、人事任免类的案卷。因此，从便于提供利用的角度，合适的做法应当进行简单的分类，把同一类或相近的两、三个类的全部文件组合成一卷，即使个别文件保管期限短，但也只能采取就高不就低的原则，保证同类文件不分散，在利于检索、利用的快、准、全的情况下，才适当照顾其他特征。否则，将失往立卷的意义。所以说，分类是整个立卷工作的核心，是立卷成败的关键。只有明确发类为先，组卷在后的指导思想，正确处理好分类与组卷方法的具体运用，这样，案卷的质量才能经得起提供利用工作的考验。
