文书档案治理的办公自动化应用
2016-11-22 01:21
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[摘要] 文书档案是档案
[摘要] 文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着题目处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案治理办公自动化应用的优点和存在的题目及应对方法。
[关健词]文书档案 办公自动化应用 存在题目 应对方法
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着题目处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何进步文书档案治理水平，及时、正确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案治理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案治理题目谈一点粗浅的熟悉。
一、应用办公自动化的文书档案治理的优点
1.办公效率大幅进步
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案治理工作中，工作职员过多地依靠于手工操纵，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁正确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操纵治理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用
计算机技术对档案进行治理后，档案治理由案卷级深进到文件级，由单途径治理发展为体系治理，由对档案外部特征(目录)治理到内、外部特征(目录和内容)合并治理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地进步档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部分概况、工作的重点和最新、最快的档案治理信息动态。
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3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下轻易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不留意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.进步了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理职员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受间隔是非的限制。同时，文件还可能由于其他原因造成丢失或延误，给档案职员回档和其他职员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大进步了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案治理存在的题目
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失往了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，固然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲身签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判定一份电子文件是否为原件。以上的种种题目都对电子文件的保密性提出了严重的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进进网络中的任何文件都再难以做到尽对保密。 2.对档案综合治理职员要求高
