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项目管理过程成熟度模型——建筑业知识管理

2017-01-26 01:07 本文提出一个项目管理（PM）过程成熟度（PM）综合集成模型（PM）2，用于测定一个组织相对于另一个组织的 PM 层次的基准比较。（PM）2 模型提供一套系统的、递增的方法，从非成熟、无经验、不完善的层次推进至成熟的 PM 成熟度层次。每一成熟度层次包括 PM 主要的特点、因素、过程。成熟度模型论述了程序性步骤，概述了组织 PM 过程的改进过程。（PM）2 模型旨在集成原先的 PM 方法、过程、成熟度模型以达到改进 PM 的有效性。回顾过去的文献以及其他 PM 专业人员的论述，成熟概念有各个不同的方面。（PM）2 模型的基本理念受到质量管理理论的影响。1979 年克劳斯伯提出了组织质量管理概念的 5 步递增成熟度阶梯，1986 年戴明介绍了组织质量管理的持续过程改进法，2000 年卡瓦卡和伊伯斯提出一套投资返回的计算方法，采用的是分析各组织 PM 成熟度和项目履行之间的关系。这种量化基准法的结果给行业内外的组织对 PM 的实施提供了具体的、可比的核查。
　　1 项目管理过程成熟度模型（PM）2　　1.1 模型概观　　（PM）2 模型是综合了先前几个成熟度模型开发出来的用于测评不同的组织和行业 PM 层次。该模型评估和定位组织当前 PM 成熟度层次。模型提出了一系列步骤，有助于组织增量性地改革组织整体的 PM 效果。本文介绍了5 级（PM）2 模型，以便更好理解了组织 PM成熟度层次。（PM）2 模型采纳 PMI PM 知识体，把 PM过程和实践分解成 9 个 PM 知识区域和 5 项 PM 过程（见图 1）。使组织可测定当前实施 PM 的长短处，以便争取高一层的 PM 成熟度。每一 PM 成熟度层次都含有 PM的关键过程、组织特点和关键区域，见表 1.　　（PM）2 模型采用系统和增量的方法，鼓动组织和员工争取更高的 PM 成熟度。评估的结果有助于组织提出建议，改进组织对PM 专业技术的应用，提供并指导获取 PM 成熟度高一层次所必须的过程和要求。5 级的（PM）2 模型如图 2.（PM）2 模型主要用途是，给那些应用 PM 实践和过程的组织作一个参考点或尺码。（PM）2 模型和其一套评估方法已经成功地应用到不同的组织和行业中，并被证实非常有效。　　适应并采纳 PM 新的研究成果并付与实施，（PM）2 模型不断得到改进。换句话说，（PM）2 模型其本身也不断地成长和走向成熟。下面详细介绍（PM）2 模型知识区域和项目过程。　　1.2 项目管理知识区域　　（1）项目集成管理，是确保项目不同要素间互相协调。项目成功和组织成功取决于，在不同成熟度阶段，把有效的 PM 策略与正确利用 PM 技术这两者相集成。项目管理的集成、应用、过程、项目生命周期各阶段等类似的主题都包括在这一区域。第 1 级，项目计划没有按结构形式编制，无项目管理信息系统。第 2 级，包括基本项目计划和项目组织结构在内的非正式 PM 工具和实践得到确定。第 3 级，建立了一套正式的 PM 方法并按此进行管理，此外，PM 信息系统已建立和管理，用以收集、处理、分配必要的数据。第 4 级，组织已经建立项目控制过程，在不同的知识区域和项目之间进行集成和协调。多个项目经理和项目经理的主管将 PM 信息系统集成，并用于多个项目。此外，项目控制过程也综合集成，将范围、成本、进度、质量管理等的风险降至最低程度。第 5 级，整个集成管理过程得到周密计划和优化，PM 过程得以持续改进。　　（2）项目范围管理，是明确和控制项目所有的要素和可变量的过程，包括项目规划、项目控制、比较分析、项目执业指导、开工会议、工作范围说明、项目范围的合法化，以及控制过程开始实施等。第1 级，在混乱状态下指派了项目经理，没有一套方法来实施和控制项目。第 2 级，确定了非正式的工作分解结构和范围变化控制过程，PM 团队同意非正式地开始实施项目。第 3 级，建立了正式的项目经理执业指导和项目经理的职能，对范围计划、定义、证实过程等进行了管理。第 4 级，产品和范围管理已经集成，以确保项目成功，范围变化控制和证实过程制成文件并得以集成。第 5 级，整个范围管理过程已经计划和优化，PM 过程得以持续改进。　　（3）项目时间（进度）管理，是确保项目按时竣工，这对任何一位项目经理来说都是一项挑战，包括活动定义、活动程序、工期预算、工程进度开发、工程进度控制等。使用各种技术方法，如横道图、CPM/PERT（关键路径法）技术、资源配置和分层次、网络碰撞、快速跟踪项目等，以有效地管理工程进度。第 1 级，工程进度无标准模板，进度发展过程即不现实又无序。第 2 级，组织能开发非正式工程进度，用于计划和跟踪。也确定了活动清单和工作分解结构模板。第 3 级，已获得各种进度计划的工具和技术，可有效控制进度。第 4 级，已对正式进度控制过程和方法进行集成。第 5 级，正式的项目进度管理工具得到优化，PM 过程得以持续改进。　　（4）项目成本管理，是确保项目在核准的预算内竣工完成，成本管理至关重要，成本超支会导致项目实施阶段严重的问题，甚至导致项目停工，包括资源计划、成本概算、成本预算和控制、已增值分析、贬值和资本预算等。第 1 级，无成本预算过程，结果很差，原预算很可能突破。第 2 级，已获得非正式的成本预算工具和技术，成本基线、资源要求、工作分解结构等也已确定。第 3 级，资源计划和成本预算已协调得很好，生命周期成本也使用，并已经管理。第 4 级，正式的资源计划、成本概算、预算过程已集成。此外，项目投资人（股东）对不同的项目成本尺度（METRICS）有一个正确的判断。第 5 级，已经具有正式的成本预算工具和技术，并得到优化，PM 过程得以持续改进。　　（5）项目质量管理，是确保工程将符合或超过整个管理职能的各项活动要求，包括质量理念总体审议、质量成本、统计过程控制、偏差和检测、质量改进等。第 1 级，工程超时、超支。返工普遍，无质量审计、无质量保证，无质量控制过程，只是在现场看一看、检查一下。第 2 级，组织已有非正式的质量管理体系，但是，通过检查和审计发现的问题只是在项目合同中强制规定的情况下才提出来。第 3 级，已建立了正式的质量政策和标准，对质量计划和质量保证等各项活动进行管理，在实施这些活动中去发现质量问题。第 4 级，对获取优质项目管理过程和项目质量的目标进行集成，获取项目质量目标的进程已经量化并开始实施，最后综合集成。第 5 级，质量管理体系得到优化，PM 过程得以持续改进。（6）项目人力资源管，是确保最有效地使用项目参与人员，项目人力资源管理将对人力资源进行有效的管理、激励和组织，包括项目任务、工作责任、组织报告关系、人员编制、激励动员机制、领导机制、团队发展、冲突解决等。第 1 级，以项目为驱动力的理念，与组织的管理的矛盾，导致各执行项目经理之间的矛盾冲突。第 2 级，确定了非正式的组织结构图和人员管理计划。第 3 级，顾客和供应商也常被纳入为项目成员，共同按受团队建设活动和培训。第 4 级，个人技能和团队能力的改进得到集成，项目有效实施。以项目为导向的团队，清楚的认识到组织的管理，组织从中受益不少。第 5 级，人力资源管理体系得到优化，PM 过程持续改进。　　（7）项目沟通管理，是确保及时地适当地生产、收集、发布、储存、配置项目信息，在组织各层次计划人员和实施人员之间必须有一个清晰的沟通，包括信息计划、信息分布通道、进度进展报告、管理层和顾客的信息分享体系等。第 1 级，组织没有正式的执行报告制度，项目实施检查通常只限于基本状况报告，而且项目检查只是在合同中强制规定的情况下才进行。第 2 级，确立了信息检索和分配体系，进行了非正式的实施报告和审查。第 3 级，项目数据按结构分类形式储、维护，定期对项目实施数据进行分析、审查、修改，以供项目评估。第 4 级，在项目实施报告制度中各知识区域的信息，包括范围、进度、成本、风险、质量、人力资源、采购都已综合集成。此外，项目沟通管理过程和技术也与企业组织结构综合集成。第 5 级，组织已具备经优化的系统来沟通管理体系，PM 过程得以持续改进。　　（8）项目风险管理，是对项目风险进行鉴别、分析、反应，包括确认、鉴定并量化风险，编制风险降低策略、开发适当的风险反应和控制程序。第 1 级，组织无项目风险鉴定程序，风险只是在事情发生后而不是在之前才认识到，没有正式的风险管理计划。第 2 级，可以对项目风险进行非正式的鉴定和分析。第 3 级，组织已有正式的风险管理工具和技术，风险管理成为整个工程生命周期的一项持续性工作。第 4 级，组织使用学习中经验教训信息，鉴别、反应、控制风险。对使用其他的 PM 知识区，潜在的风险源也已准备好并与以审查。对风险鉴定、量化、反应计划在几个项目间进行综合集成，把风险降到最低程度。第 5 级，对风险管理体系进行优化，PM 过程得到持续改进。　　（9）项目采购管理，是确保组织获取外部的货物和服务，包括合同管理、合同风险、合同谈判、组合管理、合同终止等。第 1 级，没有联系市场状况分析，没有编制采购计划、征求计划。第 2 级，与卖方、供货商已有非正式沟通，已确定非正式的项目采购管理过程。第 3 级，对正式的采购管理工具和技术已经管理，采购数据经分析后编制成文，项目经理与供货商们协调工作。第 4 级，采购审计与整个采购过程进行综合集成，供采双方关系在多层次、多项目、每个阶段展开。业主/ 供货商之间建立长期关系，项目质量保持稳定。第 5 级，对 PM 过程进行优化，PM 过程得到持续改进。　　2 项目的生命周期　　（1）初始过程。在初始过程阶段已经认识到一个项目或一个项目的第几期工程应该开始了，PM 团队应着手工作了，包括开发和编制一个潜在项目的建议书、分析研究项目的可行性，如可行应尽早生效。第 1 级，参与的组织没有初始计划和过程，来开发编制建议书。其结果参与组织既无建议书，也无批准书送达。第 2 级，参与组织只有非正式的项目建议书计划。第 3 级，参与组织正式的建议书受到正式审议和评估。第 4 级，项目建议书开发过程得到综合集成，可以管理多个项目。第 5 级，初始过程得以优化，PM 过程在组织中得到持续改进。　　（2）计划过程。导向开发和维护一个切实可行的计划方案，完成项目的商业需要，包括确定总体范围、说明计划策略、开发成本和进度的工作分解结构，精化预算、分析委托事项、优化项目设计、开发项目风险管理计划、组织项目团队、建立以项目为驱动机制的组织环境。第 1 级，没有正式的计划过程，通常没有范围计划、进度计划、成本计划、质量计划、人力资源计划、沟通计划、风险计划和采购计划。第 2 级，开发了非正式的进度计划，确定了非正式的成本预算过程。在开发和计划关键的 PM 方法区，组织只受到非正规培训。第 3 级，采用正规的 PM 工具和技术来管理计划过程，项目团队积极投入参与，为计划过程提供建议。第 4 级，关键 PM 知识区与计划过程进行综合集成。第 5 级，计划过程得以优化， PM 过程得到持续改进。　　（3）实施执行过程。将一个组织与其他资源协调好，有效地实施项目。第 1 级，没有项目计划执行过程，项目范围没有证实，项目团队也没有开发和组织起来。第 2 级，组织已有了非正式的项目计划执行过程，合同管理和信息发布过程也是非正式确定。第 3 级，质量保证过程对项目实施进行管理，项目团队积极参与，对实施过程提供意见。第 4 级，项目计划、范围证实、团队发展、质量保证、信息分布、合同管理等实施过程进行综合集成。第 5 级，实施过程得到优化，PM 过程得以持续改进。　　（4）控制过程。采用检测进度，采取修正举措来确保项目目标的实现，包括收集项目进度状况、分析差异、沟通项目状况等。第 1 级，项目控制过程没有确立没有控制