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企业物资采购内部审计初探

2017-08-25 01:11 物资采购是企业生产活动得以持续的关键环节之一，同时也是最容易出漏洞的环节，如果不严格加以控制管理，降低库存，势必会给企业带来浪费；如果采购环节的审计管理薄弱，则会出现材料物资价格不实和材料物资质量低劣等现象。因此，企业对采购过程和采购物资要进行严格的审计。　　一、物资采购内部审计概论　　内部审计是组织内部的一种独立客观的监督和评价活动，它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现。物资采购的内部审计是企业内部控制重点之一。　　（一）物资采购审计目标　　在物资采购流程中，要保证现金支付后获得相应的物品或服务。预付款之前，要与服务供应商签订购买合同，明确物资和服务的供应时间以及不能按时供应的赔偿条款，从而保证应付账款的真实性。内部控制应当防止交易发生之后，应付账款被少记或漏列，从而避免因此而虚增企业的财务实力。同时也要保证应付账款与应收账款的一致，防止应付账款借记时，实际债务并未偿还，而是有人挪用企业资金。会计记录应当真实的揭示企业所享受的折扣与折让，从而保证采购费用的合理支出等情况。　　（二）物资采购审计原则　　要根据生产计划制定全年的物资采购费用计划，实行费用总额限制，规定各类物资的费用上限，规定采购费用支出的申报和审批程序。对费用审批权限实行分级管理，逐级授权，并且建立专人复核制度。　　（三）物资采购审计监督　　流程设计主要内容有：　　（1）职务分离制度。整个采购过程应当进行职务或职权分离，其中包括物资需求计划应当由非采购部门提出，由采购部门执行；付款人员不得寻供应商或索价；采购人不得办理物资的验收工作；物资的采购、存储和使用人员不得从事相关的账务记录工作；付款人不得兼职付款审核；应付账款的记录人不得兼职付款业务；数额巨大的采购业务不能由个人专断审批等。　　（2）请购计划制度。请购计划要由生产部门根据生产计划提出；仓储公司材料员接到请购计划后将生产所需的材料数量、规格与库存数量及定额进行核对，如果确实超过，签署同意购买的计划数量，并经主管复核签字后报采购部门审批；采购人员认为是合理采购时，签字同意后报负责采购资金预算控制主管人员审批，如果符合各项费用预算及全年总费用要求准许采购。控制的关键点是请购计划、库存定额和采购费用预算。　　（3）订货控制制度。订货制度要解决的主要问题是如何合理经济地确定采购价格、数量和质量、采购时间以及供应商，因此，该控制的主要规定设计为：所购物资数量和时间与生产计划要求一致，质量标准由质检部门确定，审计部门负责检查；所购物资价格由市场部门核准，由审计部门确认；购货单要注明所购物资的规格、单价、数量、总金额、质量指标、折扣折让以及付款条件等情况。按照有关采购文件规定实行重点物资定点采购、招标采购，对供应商实行定期评价制度，及时淘汰不合格的供应商。　　（4）购入货物质检验收制度。验货由独立于请购、采购以及财会部、质检部门承担，根据各类物资的质量标准进行质检、填写质检单并由质检员签字，同时赋予质检部门可以否决质量不合格物资的入库权力；质检后由仓储公司根据质检结果和请购计划单查验后方可办理物资入库手续、填写入库单并由经办人员和复核人员签字。　　（5）退货和折让控制制度。质检和仓储部门在接到收货报竹后，如果经检验确认所购物资的数量和质量不符合购货单要求，应及时通知采购部门和供应商，并负责要求供应商补足数量或等待处理；退货时要填写退货记录，由采购部门负责与供应商联系退货，若已经办理入库的要办理退库手续并由审计部门负责审查监督；建立折让制度，当企业在得到对方授权人的承诺批准后，确认由采购部门负责应享受的折让金额，并填写借项凭证及时通会计部门调整应付账款。　　（6）付款及应付账款控制制度。防止未核准的款项被支付，保证收货之后再付款，在资金不紧张时应做到及时付款，以维持企业的信誉度；会计人员要定期核查应付账款的明细账，付款的会计记录要完整全面，特别是折扣的记录要明确。控制要点包含：应付账款的总账和明细账，折扣交易的入账记录；与供应商的对账单核对。