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一、前言
地方文献是我国公共图书馆藏书建设的重要组成部分。这些出版物记载和反映了当地社会发展的历史进程,是国家的重要资源和财富。目前,地方文献工作在我国省市、自治区公共图书馆已受到普遍重视,许多馆建立了地方文献专藏,对文献的收集、整理、报道和利用做了大量工作,为当地的四化建设发挥了积极的作用。但是,我国的地方文献工作基本上还是沿用传统的理论和方法,在各方面已远不能适应当今信息社会的要求。在今天新技术革命浪潮蓬勃兴起的形势下,公共图书馆的地方文献工作怎样才能适应时代的需要这一重要课题,已历史地摆在我们图书馆工作者的面前。我们认为,面对新技术革命的挑战,地方文献工作必须实现现代化,才能使传统的地方文献工作获得新的发展,从而达到促进地区出版物资源共享的目的。基于这种认识,我馆在原有地方文献工作的基础上,开始用电脑建立地方文献数据库。经过一年多的研制,该数据库已初步建成并投入使用。为与国内同行交流,本文对该数据库系统作简要介绍。
二、收录范围与文献源
建立地方文献数据库,首先要明确收录范围和解决文献源问题。对地方文献的收录范围,我馆前馆长杜定友先生曾提出过著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的论述。在杜定友先生的倡导下,我馆致力于地方文献的收集工作,建立了广东地方文献专藏。根据我馆地方文献的收集入藏情况,我们拟定了地方文献数据库收录范围的原则:
1.具有广东地方特点,并有一定学术、史料价值的文献资料(包括有地方特点的科技文献)。
2.反映本省人物(包括广东籍知名人士以及在广东有过影响的非广东籍人士)生平、传记、事迹的文献资料。
3.有广东地方特点的本省出版物和外省出版物。
4.广东人士著述(拥有地方特点的文献资料部分)。
对不予收录的文献,也作了如下规定:
1)虽是地方出版物,但内容并无地方特点的文献资料。
2)作者虽是广东人士,但文献内容并无地方特点的著述。
3)无地方特点的科技文献。
4)印刷质量差,内容贫乏的非正式出版物。
5)同收录原则相悖的其它文献资料。
具体的收录范围有24项。
地方文献数据库所收录文献的类型包括:专著,期刊、报纸、会议录、汇编、学位论文、科技报告、专利文献、手稿、地方志、族谱、检索工具、参考工具、图表、古籍等。其中检索工具包括反映本省图书馆馆藏的各种书目、文摘、联合目录;图表包括地图、气象图、地质图;参考工具包括年鉴、手册等;专利文献只限于本省单位和个人申请的国内外专利;报纸限于本省出版报纸的目录。
广泛征集地方文献资料,保证地方文献数据库有充足的文献源,是建立地方文献数据库极为重要的一环。我馆地方文献工作,早在解放前即已引起重视。建国后,更加广泛深入地开展了地方文献的收集和整理工作。省人民政府曾先后发出三个关于地方文献工作的文件,指定我馆为全省地方文献的征集工作机构和收藏中心,要求各级人民政府和各企事业单位,将所出版的文献资料无偿向我馆缴送二册,这为征集地方文献打下了良好的基础。在全省各有关单位的大力协助下,经过几十年的努力,我馆已逐步建立起拥有18万册,在海内外有一定影响的广东文献专藏,形成了广东文献的收藏中心。这是建立地方文献数据库的基础。
建立地方文献数据库,在确定收录范围的同时,还要认真选择和挖掘文献源。因为地方文献包括了反映当地历史和现状的文献资料,数量以万计,内容极为繁杂。图书馆应该首先选择利用率高,有一定学术和史料价值的文献存贮进电脑,其中科技文献应占有相当的比例。这是时代的要求。因此,我馆在建库前对文献源的选择进行了较深入的研究,最后决定从现代期刊入手,对符合收录范围的期刊论文进行著录标引,然后输入电脑。目前文献的前处理工作正顺利进行,现已标引出地方文献资料8,000多篇,输入电脑5,000篇。对于其它类型的文献资料,今后将有计划按步骤地进行输入,从而逐步建立起我省的地方文献数据库。