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1.标识人物身份主题词的使用
在方志的人物传记中,由于所收录的人物较多,因此大多数的方志都将所收人物按其身份进行集中编排,并给予相应的门类名称。在旧方志中,一般将人物分为名宦、儒林、忠义、宦绩、文苑、武功、隐逸、孝友、义行、方伎、仙释等门类。在新方志中则分为英烈、劳模、能工巧匠和专家学者等。显然,这样的分类与集中便于读者使用。
但是,在印刷型方志人物传记资料索引中是难于做到按上述门类进行编辑检索的。假如这样做,那索引的工作量就要成倍的增长,如果要编制一个数千人物的索引,那就是一个浩瀚的工程。在现有的方志人物传记资料索引中,读者只能在掌握了一个人物的姓名或其主要的别名之后,方可进行检索,而要查寻某一门类的人物是无法办到的。假若读者想了解某一地区历史上在农业种植方面有特殊技艺的人物,就只能将该地区现存的所有方志一部一部进行翻检,才能得到所需要的人物。
为实现读者可以按门类进行检索的要求,参照图书馆对书刊文献进行主题标引的工作,在该数据库中设置了标识人物身份的主题词项目。目前主题标引多用于书目、篇名等数据库中,用于人物标引尚未见到。因此,对人物进行主题标引是该数据库的一个特点,也是计算机检索有别于印刷型检索的重要标志。
为使计算机的检索达到应有的效果,数据库对于主题词的使用考虑了以下三个问题:
第一、用词的规范性。在新旧方志中,虽然有大量的志书对于人物传记按门类进行了集中编排,但是,这些门类名词的使用由于编纂者的理解不同和所处的历史环境的不同往往存在着差异,因而造成对同一门类的用词不统一;另外,各地在编纂方志时对于同一人物的传记在撰写时侧重点不同,所反映的内容不同,所安置的门类也就不尽相同。如果仅仅按各方志中人物所处的门类来进行主题标引,就会出现对同一人物的用词不一致,从而在进行主题检索时达不到应有的效果。为规范主题标引的用词,在标引时遵循了以下四条原则:
首先,选用的词要具有检索意义和组配意义,并能够表达相应的概念;
其次,选用的词必须词义明确,一词一义;
再次,选用的词要具有一定的使用频率;
第四,参照《中国图书分类主题词表》中的词汇。
按照上述原则编制了一个人物主题词表,并在工作中逐步完善。
第二、用词的准确性。在标引用词的准确性方面、由于对人物的主题标引主要是根据该人物传记中所反映的这个人物的生平事迹、主要贡献和主要活动内容,给予一个或数个主题词。因此,大致从以下几方面来确定主题词:
人物的专业、专长或所从事的行业。如政治、军事、医学等;
人物在社会生活中所产生较为突出的影响。如义行、劣行等;
人物的某些特定身份。如英烈、君主、宗教徒等;
人物传记中所记载该人物经历的主要甚至是唯一的重大历史事件。如辛