建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享

一、前言

地方文献是地区性出版物的重要组成部分。这些出版物从各方面反映了当地各族人民进行四化建设的历史进程，是国家的重要资源和财富。目前，地方文献在我国省、市、自治区公共图书馆已受到普遍重视，许多馆建立了地方文献专藏，对文献的收集、整理、报道和利用做了大量工作，为当地的四化建设发挥了积极的作用。但是，我国的地方文献工作基本上还是沿用传统的理论和方法，在各方面已远不能适应当今信息社会的要求。在今天新技术革命浪潮蓬勃兴起的形势下，公共图书馆的地方文献工作怎样才能适应时代的需要,这一重要课题，已历史地摆在我们图书馆工作者的面前。我们认为，面对新技术革命的挑战，地方文献工作必须实现现代化，才能使传统的地方文献工作获得新的发展，从而达到促进地区出版物资源共享的目的。基于这种认识，我馆在原有地方文献工作基础上，开始用电脑建立地方文献数据库。这项工作已被列入我省的重点科研项目，得到了当地人民政府和全省各有关单位的大力支持，目前建库工作进展顺利。该数据库建成并投入使用后，将纳入我省科技信息管理系统，成为我省地方文献的查目中心，在我省的四化建设中发挥积极作用。

二、收录范围与文献源

建立地方文献数据库，首先要明确收录范围和解决资源问题。对地方文献的收录范围，我馆前馆长杜定友先生曾提出过著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的论述，这一见解已被我国图书馆界所接受和采纳。我馆的地方文献专藏也基本上是按照这一模式建立的。我省地方文献数据库的收录原则是：

1．具有广东地方特点，并有一定学术、史料价值的文献资料（包括有地方特点的科技文献）。

2．反映本省人物（包括广东籍知名人士以及在广东有过影响的非广东籍人士）生平、传记、事迹文献材料。

3．有广东地方特点的本省出版物和外省出版物。

4．广东人士著述（指有地方特点的文献资料部分）。

对不予收的文献，作了如下规定：

1．虽是地方出版物，但内容并无地方特点的文献资料。

2．作者虽是广东人士，但文献内容并无地方特点的著述。

3．无地方特点的科技文献。

4．印刷质量差、内容贫乏的非正式出版物。

5．同收录原则相悖的其它文献资料。

具体的收录范围有24项。

地方文献数据库收录文献的类型包括：专著、期刊、报纸、会议录、汇编、学位论文、科技报告、专利文献、手稿、地方志、族谱、检索工具、参考工具、图表、乐谱、古谱等。其中检索工具包括反映本省图书馆馆藏的各种书目、文摘、联合目录；图表包括地图、气象图、地质图；参考工具包括年鉴、手册等。专利文献只限于本省单位和个人申请的国内外专利。报纸限于本省出版报纸的目录。

广泛征集地方文献资料，保证地方文献数据库有充足的文献源，是建立地方文献数据库极为重要的一环。我馆地方文献工作，早在解放前杜定友先生任馆长时，即已引起重视。建国后，更加广泛深入地开展了地方文献的收集和整理工作。省人民政府曾先后发出三个关于地方文献工作的文件，指定我馆为全省地方文献工作机构和收藏中心，要求各级人民政府和各企事业单位，将所出版的文献资料无偿向我馆缴送2册，为征集地方文献打下了良好的基础。在全省各有关单位的大力协助下，经过几十年的努力，我馆已逐步建立起拥有18万册文献、在海内外有一定影响的广东文献专藏，形成了广东文献的收藏中心，这是建立地方文献数据库的基础。

建立地方文献数据库，在确定收录范围的同时，还要认真选择和挖掘文献源。因为地方文献包括了反映当地历史和现状的文献资料，数量以万计，内容极为繁杂。图书馆应该首先选择利用率高，有一定学术和史料价值的文献存贮进电脑，其中科技文献应占有相当的比例。这是时代对我们的要求。因此，我馆在建库前对文献的选择进行了较深入的研究，最后决定从现代期刊入手，对符合收录范围的期刊论文著录标引，然后输入电脑。目前文献的前处理工作正顺利进行，每月至少产生800个书目记录。我们计划今年完成10000个书目记录的任务。对于其它类型的文献资料，今后将有计划按步骤地进行输入，从而逐步建立起我省的地方文献数据库。