电子政务与办公自动化初探(2)
2017-09-14 06:15
导读：一般以为，关系数据库系统（如oracle、db/2、sql server、foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全
一般以为，关系数据库系统（如oracle、db/2、sql server、foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引进数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储治理“复合文档数据”。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
三、包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组职员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部分以及其他部分的处理（如签署、会签），终极到达流程的终点（如发出文件、回档进库）。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的出发点，如上级部分的发文处理过程结束后引发了下级部分的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。
从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化职员拥有了完整的信息技术工具。
四、支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公职员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中往，大大进步了工作效率。
（转载自中国科教评价网www.nseac.com ）
所谓的“移动办公”就是提供办公职员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为进步工作效率和减少用度，办公职员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。
五、应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投进使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵进、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者把握和利用。
六、能集成其他业务应用系统和internet
随着internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为intranet的重要应用必须能够与internet相连接，包括电子邮件、web发布等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。
事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度地进步应用系统的友好性和易用性。办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。
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