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浅谈在项目管理中知识的传播与开发(1)

2014-07-01 01:15 【摘要】文章讲述了对一个团队的知识管理的两个方面的理解：一方面是在管理视角下的知识分类；另一方面是一个矩阵型团队项目经理在知识管理中需要执行的两个任务：工作中的知识传播管理及团队中的知识开发共享。
　　【关键词】知识；项目经理；培训
　　　　
　　一个项目启动后，能否顺利开展直至完成，关键之一是项目团队能否有效及时地处理各类信息，协同开展工作。作为项目管理团队的核心，为了有效控制项目进度，达成目标体系各项指标，项目经理需要协调好各方关系，有效率地处理各类信息，维护和完善项目管理各种体系。因此项目经理面临团队的知识管理和打造成学习型项目团队双重任务。第一项任务是保证工作顺利推进，第二项任务是着眼于团队的实力的不断增强。
　　
　　一、关于“知识”的概念
　　
　　可以从功用、时效、被认知范围这些角度进行分类。依据在项目管理中所起作用的角度，可广义的分成技术类和管理类两种。技术类包括各种数据记录、图纸、公式理论、工艺、作业指导书、技术标准等；管理类包括各种工作流程、规章制度、组织体制、岗位职责、计划和事件消息（如生产中突发的品质问题）等。从有效时间长短和紧急度考察，事件消息是短时效的，是必须在短时间内被处理并转化成其他类型的知识，如通知、计划中的内容、上级指示等等；其它的知识类别有较长的时间有效期和处理时间。按拥有者的范围，可分为个人知识、团队知识和社会知识；按可否被拥有者外的群体认知了解的判定界线，又可分为公开知识和隐性知识。公开或隐性的特征，是知识管理的重要观点，下表是对“公开”和“隐性”的知识的含义的解释。

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　　二、围绕实现项目目标的任务，对项目组织涉及、产生、使用的知识进行有效的
　　管理，自然成为项目经理的任务之一
　　
　　人是运用和传播知识的载体。一个组织中的成员，通过各种媒介，产生、传递和接受着各种类型的知识。例如通过会议产生决议，通过电话交流情报，通过查阅零件订购管理系统了解物流情况等等。各种形态的知识在成员间流动，从而形成了一个有形的知识传播网络。所以针对项目工作的开展，要使项目组织的知识传播网络有效运作，项目经理要完成两个基本任务：一是收集来自各专业领域项目成员的项目情报；二是将收集的情报信息加工处理后，以各种计划、指令、消息等团队知识的方式，传递给有关成员，指挥项目成员展开工作。
　　
　　1．由于项目成员是完成以上两个基本任务的关键要素，而项目团队组织结构决定了成员间的职能关系，所以项目团队组织结构必然在某种程度上影响项目情报收集及处理方式和效果。就项目组织结构而言，一般依据公司规模、项目大小，项目组织以三种典型的组织结构形式或它们的混合形式存在。这三种典型的组织结构分别是：矩阵式组织结构；职能式组织结构和项目式组织结构（见表2）。
　　
　　
　　
　　2．这三种结构在人员成本、不同项目间知识交流等方面存在众多差异（如表3），所以项目主管在职能结构和矩阵结构的组织中，要充分与成员的部门主管进行交流。
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　　3．完成以上两个基本任务，项目经理除了考虑组织结构因素之外，另外一个重点考虑因素就是知识沟通的渠道体系的构建和利用。收集信息情报和传递指令、消息，首先离不开渠道体系。构成渠道体系的都是人们熟知的事物，各种形态的知识在适当的渠道中流动（如表4），列举了主要渠道及对应知识传播的特征。项目经理需要通过判断紧急度、重要度和对将来的影响性三个方面，分析现状，甄别各种形态的知识及选择渠道。