有关会计档案收集工作

　　会计档案是会计核算的产物．它产生于会计业务工作中 会计档案的收集工作是将会计在各个工作环节中形成的档案材料集中收集、保管起来．并使之科学地开发利用．从而形成完整的经济信息系统．为发展社会主义市场经济服务。笔者认为．要使会计档案收集工作做到齐全完整．应抓好以下几点：
　　一、会计档案收集工作必须认真贯彻统一领导． 分级管理的原则．会计档案是国家全部档案的一部分．统一管理会计档案是我国档案工作的基本原则的核心。任何机关、团体、企事业单位．会计档案都应该也只能由会计、档案部门实行集中统一的收集与管理．这是全部会计档案能够实现集中统一管理的基础。《中华人民共和国会计法》规定：会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料．应当按照国家有关规定建立档案．妥善保管。
　　集中统一收集会计档案．是会计人员和会计部门、档案部门的一项基本职责。是受法律保护的会计档案的收集工作应当执行财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的有关规定．当年形成的会计档案．在会计年度终了后．可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后．再由会计机构编制移交清册．移交本机关档案管理部门统一保管 会计档案管理的实践证明．会计档案移交档案部门管理．无论是保管条件还是管理水平．都要比自行保管好得多．利用上也更为方便 受长期沿用以文书档案管理为主体的传统档案管理模式的影响．过去片面强调会计业务工作而忽视了会计档案管理．没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中．也没有配备专人管理会计档案．致使集中统一的管理会计档案受到一定的限制．会计档案分散在业务部门和个人手里的现象时有发生．给国家造成不可挽回的经济损失 会计档案移交档案部门保管．有利于彻底克服此种弊端会计档案移交档案部门保管．并不意味着会计形成材料由档案部门整理立卷．而是由财会部门整理立卷归档后．再交由档案部门保管。这是因为会计档案来源于会计工作的过程．财会部门熟悉会计核算材料的形成过程和规律．易于判定会计核算专业材料的保存价值．有利于会计核算材料的齐全完整二、会计档案收集工作要遵循会计档案形成的自然规律．随着会计核算领域的不断扩大．会计职能的重要地位和作用Et渐突出 我国的会计核算冲破传统的事后记录、计算、反映的狭隘范围．逐步形成一个包括预测、计划、控制、计算、考核、分析等环节的核算体系 会计档案及其前身 会计文件材料，正是形成于各项经济管理、落实工作、生产活动、经营销售的会计工作环节活动中．因而有其一定的自然形成规律 这就要求会计档案的收集工作必须遵循会计工作各个环节的自然形成规律．及时收集归档。 （转载自中国科教评价网http://www.nseac.com）
　　三、会计档案收集工作要保证会计档案的齐全、完整、准确。会计档案的齐全、完整、准确，是保证会计信息质量的关键。完整、准确的会计档案，可以充分发挥其凭证、依据、史料等作用．有效地维护国家、集体的经济利益：同时还可以为国家经济建设提供十分可贵的经验和借鉴 而不完整的会计档案，特别是不准确的会计档案．其利用价值会大大降低 在许多情况下，不仅会影响其凭证、查考作用．甚至有时会起相反的作用．给经济管理工作造成巨大损失要保证会计档案的齐全完整．最主要地是要从源头抓起．确定符合实际的本单位会计材料的立卷归档范围。一般来说．会计档案的归档范围大体有会计凭证、会计账簿和会计报表等四、全力做好会计电算化环境下会计档案的收集。电算化会计档案是电算化会计活动的产物．加强电算化会计档案的管理．是电算化会计工作连续进行的保证．是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，也是电算化会计信息系统正常运行的保证。电算化会计档案包括：存储在计算机硬盘中的会计数据．其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据：会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表包括报表格式和计算机公式)等数据。
　　随着信息和网络技术的发展及其进入会计领域．产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据和文件．财务人员的所有Et常工作及历年会计材料的调阅均在计算机上完成．由此电算化会计档案应运而生．同时也为会计档案赋予了新特点 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)．把计算机系统中所有会计数据拷贝(备份)存储在磁性介质或光盘上．从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案 财务部门应把财务数据的备份文件保存好．以防计算机硬件系统损坏后在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统 除了备份外。还应收集计算机软硬件系统以及与之相配套的各种说明书及使用手册等。