会计电算化初始化应留意的内容(2)
2016-06-25 01:01
导读：三、数据输进 完成上一步工作后，即可将各科目余额输进系统。帐务系统在一月份启用时只需输进上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期
三、数据输进 完成上一步工作后，即可将各科目余额输进系统。帐务系统在一月份启用时只需输进上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如帐务系统在其他月份启用，除需要输进启用月份余额外，还必须输进年初余额和一月到启用帐务系统之前各月的累计发生额，这是为报表所预备的数据，如不输进累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。在实际操纵中大部分会计软件都提供了简化操纵的，即只需输进最底层明细科目的年初余额和累计发生额，期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由机自动汇总。假如设立了辅助核算项目，各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输进。余额输进完成后，计算性能检测余额是否平衡。在确认各项余额输进无误后，即可结束建帐，固化余额，避免以后对初始余额的错误修改。
四、记帐凭证类型最好只设一种通用格式 查帐是会计职员日常工作的一个重要部分，在手工操纵时用分类记帐凭证来处理会计业务，分别装订整理记帐凭证，以便于凭证的治理和方便查帐。会计职员可以按常见分类方法分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证，也可根据单位的实际情况设定凭证类型。应当指出的是，记帐凭证分类不是一个必选项目，可以只用一种通用记帐凭证格式，即转帐凭证。事实上，电算化后，查帐完全能通过计算机来快速实现，计算机的最明显的特点就是速度快，恰好弥补了手工查帐的缺陷。再者，设置了凭证类型，增加了一个输进项目，会凭证的输进速度。又因各类凭证要各自独立编号，凭证整理保管更为烦琐。会计软件提供记帐凭证类型设置功能更多的是为了适应会计职员手工记帐时的习惯。所以，电算化后，无须理会记帐凭证类型设置项。
五、初始化工作应留意的其他 完成以上操纵后，即可进进日常的帐务处理，如输进、修改、审核、打印记帐凭证、查帐、打印输进帐簿等工作。但系统初始化时还应留意以下几个题目： （一）新增操纵员要留意自行输进密码 系统会预设一个操纵员，通常取名为SYSTEM或MANAGER之类，这也是系统中权限最高的系统治理员，正式启用系统时应将该用户名更改为系统治理员，并加上密码。如需要上机操纵的会计不只一个，则应增加操纵员，并为每个用户确定相应的权限，新增加的操纵员的密码须由新增操纵员自行输进，以便分清责任。 （二）要留意充分利用自动转帐凭证功能 自动转帐凭证设置虽不是一个必选项，但利用自动转帐功能无疑能提供极大的便利。在单位的会计业务中，常有固定对应关系的记帐凭证，且其数据来源于已输进系统的记帐凭证。如每月均需结转的损益类科目，在月末所有收进、本钱用度凭证输进、登记进帐后，须汇转至类似本年利润一类的科目，自动转帐凭证能自动汇总指定科目的发生额或余额并自动天生一张转帐凭证。在使用该功能前须进行必要的参数设置，包括转出科目和转进科目，以及汇总数据的性质（余额、发生额），留意转出科目可设置多个，但转进科目只能设一个。 （三）设置报表时应留意根据用户手册中公式的格式正确设置取数公式 会计报表是会计工作流程中的最后一个环节，在会计软件中通常都预置了通用会计报表，但除通用会计报表外，单位一定还需要其他报表，这些报表是无法预置的，需要用户自已完成设置。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据，一类是固定的表项目，另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式从帐簿、其他报表中取来，随帐簿中的数据变化而变化。取数公式的格式在不同公司的会计软件产品各不相同，必须会计软件所属的用户操纵手册。 总之，帐务软件系统初始化是一项很重要的工作，对计算机操纵不够熟练的会计职员在系统初始化时尤其应当留意以上题目，把握初始化的关键，高质量地做好初始化工作，这样才能最大限度地发挥帐务处理软件的作用。
