浅谈电算化会计内部控制(2)
2016-07-31 01:03
导读：电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比，由于电算会计仍用复式记账法，其内部控制的目的没有变，过往的一些行之有效、的治理制度和控制方法
电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比，由于电算会计仍用复式记账法，其内部控制的目的没有变，过往的一些行之有效、的治理制度和控制方法依然没有变。但是，在手工会计中，会计职员的分工和岗位责任制，其凭证、账簿、报表都是由不同的职员审核和登记的，不经授权的人想要浏览全部信息是比较困难的；电算化后，由于功能和知识高度集中，导致职能集中，原来手工操纵中不宜合并的岗位，在电算会计中可以合并，某些会计职员既可以从事数据的输进处理，又可以负责数据的输出报送，他们可能在数据的来源的相互关系、如何处理、分配及输出的使用等方面具有具体的知识，也熟悉内部控制的缺陷，这就可能使他们在未批准的情况下直接对使用中的程序和数据库进行修改和操纵处理，加大了出现错误与弊真个风险。
加强手工中职员的职责分工，不同的账簿由不同的职员登记，互相牵制，几个人同时出现同样错误的可能性是很小的，在对账过程中会发现记录数据的错误；而电算会计的所有数据都来源于记账凭证，只要一次输进或转进，系统就会一气呵成，自动进行多项工作，固然不存在账证、账账、账表不相符的情况，可一旦出错，将引发会计凭证、账簿甚至报表的一系列错误。另外，手工会计存储数据主要是用纸质材料，电算会计中数据文件的存储介质大多是磁性材料，存储在上面的数据文件只有经过相应的设备方可阅读，其直观性较差，并且修改、擦除和复制均不会留下痕迹。
此外，磁性介质在受热、受潮或强电磁场等的下，都会造成会计信息的丢失。手工会计在纸质材料上记录数据，每一步都有文字记录，包括经手人、审核人、负责人都要签字，出现差错轻易追查，电算化后集中于电脑系统，追查责任困难。这些导致系统不安全的因素必须在系统设计和治理制度上加以控制，随着电算会计的越来越普及，为保证会计信息的质量，应从以下几方面加强控制：
中国大学排名 （1）严格机构和职员的治理与控制。会计核算软件投进正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类职员制定岗位责任制度，会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案治理等工作岗位；电算化会计岗位包括直接治理、操纵、维修机及会计软件系统等工作岗位，机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。
（2）严格系统操纵环境治理和控制系统。操纵环境包括系统操纵过程以及系统的维护，操纵过程控制主要通过制订一套完整而严格的操纵规定来实现，操纵规程应明确职责，操纵程序和留意事项，并形成一套电算化系统文件。如规定交***手续和登记运行日志，规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护，硬件维护主要包括:定期进行检查并做好记录；在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障并做好记录。而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
（3）建立计算机房治理制度。具体措施包括:对进进机房内的职员进行严格审查；保证机房设备安全的措施，如机房防火规定等；保证计算机正常运行措施，如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等；会计数据和会计软件安全保密的措施，如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定；修改会计核算软件的审批和监视制度，如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
（4）建立健全的档案治理制度。这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作，而档案治理一般通过制定与实施档案治理制度来实现，一般包括:存档的手续必须有会计主管和系统治理员的签章才能存档保管；各种安全保证措施，如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方；采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
