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　　一、行政执法文书概述行政执法文书是行政执法机关依照法定的授权、依照一定程序制定的、用于行政管理和行政处罚的书面的文本和格式，它是行政执法活动的书面形式。行政执法文书必须由具有行政执法职权的行政机关制定，而且要符合法定的要求，具有规范的格式。任何其他机关和个人均无权制定行政执法文书。行政执法文书是一种必要的形式，是法定的形式。形式反映内容，内容决定形式。行政执法文书体现的是行政权力的权威性和不可抗拒性，体现的是法律规范的强制性，体现的是行政执法的严谨程序，关乎着行政执法活动的质量与效能。法律的实施要求通过一定的规范化形式加以表达、传递，行政执法文书就是法律实施的载体。如果一项法律的实施没有通过规范的形式表达出来，轻则只是内部制作人接受批评加以改正，重则影响一个部门的业务理论素质，甚至会使其在行政诉讼中败诉。

　　因此，重视行政执法文书，是一项认真、严肃的工作，容不得半点马虎大意和敷衍塞责。根据行政执法的适用方向不同，在实践中可分为卫生行政执法文书、环境行政执法文书、质量技术监督执法文书、农业行政执法文书以及交通行政执法文书等等。根据行政执法工作的需要，以用途划分，行政执法文书可以分为行政强制措施文书、行政处罚文书、行政执法笔录文书、行政执法函件文书和行政执法档案文书等五种。其中，行政强制措施文书包括决定采取行政强制措施的命令、决定、意见等文书，一般多在现场检查时使用。行政处罚文书是作出行政处罚决定的文书，只限于实施行政处罚时使用。行政执法笔录文书主要是行政执法人员实施现场检查、调查取证、核实情况或者申请行政复议时所使用的书面笔录。行政执法函件文书是指传递行政执法的告知、移送、建议、回执等信息的文书。行政执法档案文书是行政执法立卷建档所需要的文书。

　　二、制定行政执法文书的目的（一）行政执法程序的要求，是行政执法的必要凭证。首先，下达关于行政执法的指令、要求和决定时，如果口头下达，不仅在层层下达时容易出现失误和不准确，更容易造成执行难的问题。其次，从应诉方面来说，这也是行政执法的必要凭证。行政机关制定执法文书，也是应诉时所必备的。诉讼讲求证据，行政机关要证明自己的行政执法的合法性和合理性，必需有切实的证据。因此，制定执法文书，是行政执法的必要凭证，是行政机关证明自己行政行为的书面依据和法律根据，是使行政机关免于败诉风险的关键环节。

　　（二）方便存档，便于参考和查阅。制作行政执法文书还有一个考虑就是方便存档。同时由于案卷记载了某一具体案件办理过程中的详细材料，它是一定时期行政执法工作的历史资料档案，方便查阅。将行政执法文书制作成文书，相比口头执法可以保存。因为种种原因，一些行政执法的结果可能被查阅和重新界定，因此，原来的执法文书的存在就很重要，因为这样可以方便参考。

　　（三）使行政执法条理化，清晰化。制作执法文书，则需要将行政执法的全过程详细、条理地记录下来，事实清楚，证据充分，同时辅以一定的说明，更便于理解。而且这样条理而又清晰的书面文字也便于应诉。因为一旦起了争执需要进行行政诉讼，则这样的书面材料便可以清楚地记录行政机关的行政管理或者处罚行为，怎样的现场情况，怎样的调查，以及有什么样的证据等等，都罗列得很清楚很条理，便于法院采纳和查证案情，也有利于更有力地维护行政机关的合法权益。

　　三、行政执法文书制作中出现的问题及其规范化实体方面的问题及规范必备文书的不适当省略现象及规范。以质量技术监督执法文书为例，质量技术监督执法文书除案卷、卷内目录外必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、案件讨论记录、通知、相对人陈述申辩笔录、行政处罚决定书、送达有关文书和结案审查表。缺少任何一种都属于文书不齐备，但在实际办案过程中往往就会出现问题，如省略行政案件讨论笔录、不制作行政相对人陈述申辩笔录等，影响了执法文书的严肃性，也直接影响了行政执法的有效性。针对这种不当省略现象，我们应该引起足够的重视。首先要从思想上予以重视。因为行政执法文书不仅是对行政相对人的一种处罚文书，更是要存档的文书，是以后阅卷或者诉讼中赖以存在的基础性文书。因此，做好这一步，规范文书形式步骤是必要的。其次，工作人员在行政执法过程中应认真严肃地制作行政执法文书，任何一个环节，任何一个步骤都要有明确的记录和表述，不能因为其只是一种步骤而不是结论性东西而加以省略，否则便会使行政执法文书的有效性大打折扣。