基于电子商务环境的内部控制理念的创新研究(2)
2014-10-06 01:08
导读：二、 滞后于电子商务环境的部分传统内部控制观念 今天的电子商务已经作为信息时代社会生产和社会消费之间的一次革命，不再仅仅是简单的买和卖的关
二、 滞后于电子商务环境的部分传统内部控制观念
今天的电子商务已经作为信息时代社会生产和社会消费之间的一次革命，不再仅仅是简单的买和卖的关系，而是在互联网支持下将企业与其消费者、供给商以及合作伙伴紧密结合在一起，实现从原材料的查询、采购、产品的展示、订购到出品、储运以及款项支付等一系列贸易活动在内的完整概念，电子商务使得反映企业价值链活动的有关合同、单据、发票等书面记录被电子载体记录所替换，从而实现交易无纸化、隐性化、直接化和电子化，这些特性向我们昭示着这样一个不容争辩的真理：在电子商务环境下，传统的会计语言和企业会计文化将发生质的变化，会计语言中的一些核心词汇，诸如记账凭证、账簿、报表等的作用已经在逐渐淡化，代替证、账、表的将是原始信息、操纵信息、分析决策信息。电子商务环境下，经营与治理、会计与财务已经被高度集成。一方面，会计职员不再像过往那样被沉没在各种原始单据的故纸堆中，他们可以充分共享企业其他部分所记录的交易数据（由于电子商务系统整合集成了经营活动和治理活动，比如通过电子商务系统可以实时查询销售部分的销售记录和发货记录、采购部分的采购记录和进货记录、财务部分的收款和付款记录等等）并借助自动分录直接天生会计凭证；另一方面，企业各级治理者和投资者也无需等待会计职员历尽艰辛所提供的滞后的、不全面的账表信息，他们可以随时随地、实时通过网络调阅财务报告信息、治理报告信息等企业共享性信息。然而，传统控制观念中的某些部分却在不同程度上制约和阻碍着电子商务的推行和演进，成为电子商务环境下已经滞后的控制观念，主要表现以下一些方面。
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１. 传统内控观念坚持大量使用纸张载体来记录、处理和维护历史信息，以为这种方法最保险、最具鉴证作用。应该承认的是，这种做法可以直接看到处理过程，是符合大多数人的习惯的。但同时，我们更应该看到大量的纸质记录与ＩＴ特性是格格不进的。我们一方面赞叹于ＩＴ的神奇信息处理能力，一方面仍在抱着与ＩＴ格格不进的习惯思维工作，其结果势必加大内控本钱、增加交易用度，也必将导致内控的操纵性目标以及信息性目标不能如愿实现。
２. 传统内控观念习惯于用一个人的工作往检查另一个人的工作以此达到规避或控制风险的目的，以为只要业务活动和信息处理都由人来执行，那么这种分离职责和责任的方法就一定是唯一可行的。这种内控理念在电子商务环境下已经落后，由于这种内控观的根深蒂固，一方面会过分地相信人的因素，而降低对机器的信任程度，也就是说会存在排斥运用机器加强监控、运用ＩＴ改造控制活动的思想动机；另一方面，由于每道监控以及每项控制活动都依靠于人的执行，越复杂的监控和控制活动必然就需要越多的人来执行，如此势必导致内控本钱的不公道增加。事实上，在有些已经开始实施电子商务发展战略的行业已经开始留意到了这种内控观点的不公道性，比如在银行实行的“柜员机”制度和在超市实行的ＰＯＳ系统就体现了这种变化①。当然，我们不否认职责分离特别是不相兼容的职责分离原则仍应是内部控制的核心原则，但职责分离不应仅仅表现为人与人之间的职责分离，而是还应该表现在人与机器之间的职责分离。在电子商务环境下，能够用现代ＩＴ进行处理和控制的业务流程中的职责没有必要进行划分，而对于不能用现代ＩＴ进行处理和控制的业务流程，以及电子商务系统的研制开发、运行维护和日常操纵等活动，还应该采用职责分离的控制措施。
（科教论文网 lw.NsEac.com编辑整理） ３. 在传统会计信息系统中，我们试图通过岗位分工来达到对业务记录和财务记录的复核性控制目的。殊不知，这样做的结果使得会计信息系统中布满了重复性数据。同时对会计数据的重复记录和重复数据的大量调整工作无形中加大了信息处理本钱，也加大了复核性检查工作的难度和本钱。体现在会计信息系统中的这种内控理念也与电子商务环境不太协调。实际上，企业通过实施电子商务战略应该在财务与会计运作上达到3种境界：唯一、实时和共享。所谓唯一是指数据来源要唯一，整个公司经营运作的数据来源只有销售订单和采购订单，订单上的原始数据成为公司信息流、物流和资金流的源头；所谓实时就是指数据天生和传输是基于单个业务动作而不是针对成批业务处理，采购、生产、销售以及库存等环节的业务数据可自动天生会计凭证，实时转换成应收款和应付款等数据；所谓共享就是指通过在企业内部及其价值同盟体内，对业务流程予以规范和协调一致，实现经营治理的各项数据能够真正形成信息流，企业内部各部分、同盟体内各成员既是信息流上的一个环节，又是信息流的授权共享者，只要拥有权限就能“通透”共享电子商务环境下的信息。
