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企业资源计划系统对内部控制要素的影响

2017-08-17 06:19 内部控制是现代企业治理的重要内容，COSO（Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission）将内部控制定义为公道保证单位经营活动的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性而自行检查、制约和调整内部业务活动的自律系统。企业达成内部控制目标所必须的要素包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、监视，这五个要素的关系如图1所示：
图1
随着越来越多的企业引进企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统，原有的人工控制系统需要转化为人机协同控制系统，以完成内部控制所要达到的目标。本文在探讨引进ERP系统对企业内部控制理论框架及其要素影响的基础上，对如何将ERP系统与内部控制系统相整合提出了自己的看法和建议。
（一）对控制环境的影响。控制环境指企业的控制氛围，是内部控制的基础。ERP系统在以下几方面对企业的控制环境具有积极的影响：（1）员工的道德观。员工的道德观是企业文化层面的内容，ERP系统作为治理信息系统，似乎与企业文化没有直接关系，但ERP系统是一套钩稽关系严密、各职能间关系密切的信息共享系统，其造成的工作环境和氛围有利于治理层塑造老实的企业文化。（2）员工的胜任能力。ERP系统中固化了很多猜测和执行方法，可以帮助员工进步计算速度模拟能力，大大进步员工的胜任能力。（3）董事会或审计委员会。如董事会是否独立于治理层，审计委员会、独立董事是否能够完成其监视职责。这一点是超越ERP系统能力范围之外的。（4）治理哲学和经营方式。通常以为，ERP系统的建设过程，就是企业从粗放式经营向集约化经营的转变过程。ERP系统的实施，标志着企业的治理哲学和经营方式向精确、快速、量化的转变。（5）组织结构。ERP系统可以通过业务流程重组来改变企业的组织结构。在系统的运营过程中，ERP系统首先解决组织结构中的信息传递题目；然后，解决业务流程的顺畅与规范题目；最后，潜移默化地使企业组织结构走向公道化。（6）授予权利和责任的方式。ERP系统的运行要求企业有规范严格的授权体系，系统的登录权、单据与报表的查询权，每笔经济业务的审批权等，在系统中都有明确的授权、审批与执行过程，并对所有的过程进行记录。ERP系统的实施极大地强化了这个环节。（7）人力资源政策和实施。ERP系统中的人力资源治理系统能够为治理层提供全面快捷的人力资源信息，更好地执行企业的人力资源政策。同时，ERP系统的引进本身也对控制环境提出了更高的要求，由于ERP技术本身也会给企业带来一定的风险，如程序或资料也有可能被不适当地修改，系统中也可能会未经授权进行交易处理等，需要治理层充分熟悉并分配足够的资源往治理这些技术风险。
（二）风险评估。指企业对经营、财务报告、复合性目标有影响的内部风险和外部风险进行识别与分析，风险评估主要是为了协助企业及时制定和修正内部控制措施，主要包括风险识别和风险分析。在风险识别过程中，对于技术发展、竞争格式、经济环境变化等外部风险，ERP系统的识别作用有限；对于内部风险识别则可以起到很好的作用。由于ERP系统有一部分报表与流程是专门用以分析内部风险的，如库存上下限分析、岗位与职员的契合度分析、订单履约能力与盈利能力分析等。在风险分析过程中，ERP系统对于重要程度方面的题目，如时间（如交货期）、数目（如物料配套状况）、金额（如本钱波动）等，可以直接得出量化数据供治理层参考；对于风险发生的可能性，如销售猜测误差率、职员流失率等，ERP系统可以通过对数据进行结构性分析、趋势分析等，得出近似的可能性参考值；对于风险治理途径，ERP系统则不能直接给出解决办法，系统只是预置尽可能多的参考方案，以便在提供分析结果后供治理职员选择使用。应当看到，ERP系统在增强企业风险评估能力的同时，也增加了企业风险评估的内容，如对提供实时信息的风险进行辨认和治理，因此，应当考虑风险评估中ERP系统自身相关内容。