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加强水利科研档案信息治理工作的思考

2014-06-19 01:24 水利科研档案是直接记述和反映人们在社会活动中形成的有价值的水利科技成果的真实记录，是水利事业发展的必不可少的重要宝贵资源。它具有知识储备和依据凭证的功能。水利科技档案资料形成过程复杂、技术含量高，投进了大量的人、财、物，是在广泛深进调研的基础上，经过认真地、一丝不苟地科学研究、勘测设计和治理等活动形成的聪明结晶，具有非常高的保存价值和利用价值。加快水利科研档案信息化建设，就是要管好用好水利科技档案，积极开发科技档案信息资源，以高效优质的服务及时地为国家的经济建设和科技发展服务。1 水利档案的信息化发展近几年来，随着计算机和其他办公自动化设备的不断发展和深化，应用信息现代化手段开发利用水利档案信息资源取得了很大进展。水利档案信息资源正从传统的以手工为主的信息资源逐步向电子信息资料过渡，扩大了水利档案信息产品的种类和服务项目，水利档案信息量的增加和信息手段的现代化，使信息质量有了很大进步，极大地促进了水利信息化的进程。1.1 档案信息载体电子化目前，在水利科研工作中形成的各种文件的文本、表格、图形、图片、声像等都是以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看，硬盘、软盘、光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利存贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装具，而且可以节约大量的人力、财力和物力，将大大进步档案治理的规范性和工作效率。电子化档案将终极改变档案资料载体形式。1.2档案信息组织形式网络化传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采取的是手工登记、编目、造册的办法，只能按种别、年份进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处理技术及信息利用方式都发生了根本性的变化，档案现代化治理可以实现回档、编目、查询检索和借阅治理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于网络环境下档案信息资源开发和利用。1.3 档案信息查询检索自动化档案信息治理的终纵目标是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、公道、正当地开发利用，进步档案的利用率。传统治理方式下只能根据回档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一。实现数据库系统治理后，可以根据主题词、关键字进行全文检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。1.4档案信息流通网络化由于传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，档案实体治理是在单独的档案室进行封闭的静态治理，独立性强。而信息社会的特征就是网络化，计算机网络极大地促进了信息的流通与知识的传播。档案信息治理必须融进网络环境，利用网络进行过程治理、借阅治理和信息发布，将使档案信息越来越