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论秘书的顾问活动

2014-06-18 01:23 摘 要：秘书的顾问活动对领导活动有着重要的作用。正确熟悉这个题目有着重要的现实意义。从进步我国秘书顾问活动的必要性出发，对秘书顾问活动的特点和原则做了说明，并对进步秘书的顾问活动提出了建议。
　　关键词：秘书；顾问活动；领导决策；决策效率
　　
　　秘书的顾问活动，是以秘书部分和秘书职员为主体，以所在治理系统的领导者为对象，以辅助领导正确决策为目标，以秘书事务为中介，以出谋献策为手段，影响领导者决策行为的过程。秘书的顾问活动是客观存在的，既不能否定也不能夸大，正确熟悉秘书的顾问活动，对辅助领导做出正确的决策和进步秘书的素质有着十分重要的意义。
　　
　　1 进步我国秘书顾问活动的必要性
　　
　　（1）经济全球化要求进步秘书的顾问活动。随着改革开放的深进和中国加进WTO，秘书参与对外事务的工作将愈来愈多，秘书职员应同样起到重要的顾问作用。在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察，引进外资和境外投资，对外合作与外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部分，而是全国各地区、各政府机构和企业团体都会碰到的工作。秘书部分不仅要操办具体事务，还要根据国家有关法规和国际惯例，参与制订有关预案，预备有关资料，发挥顾问作用。
　　（2）服务意识要求进步秘书的顾问活动。随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化,秘书服务的方式和内容也在不断拓展,领导更需要的是秘书的顾问辅助,这就要求秘书树立起正确的服务意识。正确的服务意识要求新时期的秘书不仅要熟悉国家政策方针,把握国内外经济技术最新方向,了解企业生产、经济治理,而且还要具备较强的运筹谋划能力、综合协调、随机应变和综合分析的能力。这就对秘书的聪明、知识、能力和水平提出了更高的要求,辅助领导做好决策及决策的贯彻落实。因此秘书职员要树立起正确正确的服务意识，创造性的开展工作。

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　　（3）办公自动化要求进步秘书的顾问活动。随着现代计算机网络进进治理系统系统和办公设备的更新直接影响着秘书顾问方法的变革。社会的进步和科学技术的发展，办公设备发生了翻天覆地的变化，这在信息收集和传递手段方面表现得尤为突出。秘书在顾问中对单一对象的熟悉将不再是孤立、静止、片面的，我们可以更清楚地了到它与有关的各要素的相互联系，从而将其置于系统之中，这样就能保证顾问活动的科学性。秘书职员只有熟练地把握了现代办公设备的性能与操纵方法，才能最大限度地进步顾问活动的效率。
　　
　　2 秘书顾问活动的特点
　　
　　（1）直接性。秘书部分贴近领导，秘书职员与领导接触的机会较多，便于把握顾问需求、正确领会领导决策思路以及更多获取顾问时机，快捷有效地提出顾问意见和建议，取得更好的顾问效果。
　　（2）综合性。秘书部分兼具办文办会办事等职能活动，信息来源广，信息量大，把握的综合情况多，便于全方位多触角地发挥顾问作用，及时、正确、全面、有效地为领导决策提供信息依据。
　　（3）制约性。它是从秘书部分的地位来说的，是由秘书部分是领导集体的办公部分的职责决定的。一方面秘书部分的顾问必须是对领导意图要有具体的方案措施；另一方面，它还受到秘书对领导意图的认知程度、文字水平和时间的制约。
　　
　　3 秘书顾问活动的原则
　　
　　在现代治理工作中，秘书的顾问对于进步领导工作效率有重要作用。为了有效地发挥顾问作用，秘书职员在顾问活动中必须坚持以下原则：
　　（1）“谋”而有“度”。所谓“度”，具体地说就是秘书在参与决策中首先应考虑如何向领导提意见。由于秘书是为领导服务的，因此一定要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议，切不可不顾领导的意图把自己的意见或观点强加给领导。向领导提建议还要讲究方法和艺术，有时候明明是一条好的建议，但由于秘书在提供时不讲方法和艺术，结果不仅没有收到应有的效果，反而让领导对你产生了反感。实践证实，秘书进言假如“度”把握得好，正确的建议定会被领导采纳。唐朝的魏征以敢“犯颜直谏”而名垂青史，但他也是十分讲究“度”的，终极很多建议被天子采纳。