论历史联系与档案的形态(2)
2014-11-02 01:05
导读：2．1 案卷层次 案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这
2．1 案卷层次
案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这样定义它的：“案卷是把处理一件事情或属于一个问题、一项活动的文件组合在一个卷夹或卷皮中的有机文件单元。”可见，卷内文件的相互关联性，是案卷概念产生和存在的真正内涵和意义。当然，这个定义是对案卷内涵的准确描述，不过是站在档案工作的角度上诠释它的。果我们侧重于案卷在历史联系中所起的作用对其进行定义，就可以更加洞穿其本质。简而言之，案卷就是对同一具体事由的文件按其形成过程排列而产生的具有密切联系的文件组合体。
当然，这里的事由指的是一件具体的事，一个具体的问题，一项具体的活动，一项具体的工作等。它是一个具体的概念，囊括的都是单项的事情，具有相对独立性。从记录历史的角度分析，事件是构成历史的最基本的元素，不可拆分。从档案记录历史的角度讲，档案的最小元素是案卷。文件转化为案卷必须也只有通过事由，才能完成对事件的记录。因为，同一事由必然赋予在该事件发展过程中形成的文件以最紧密的联系，这种联系是自然形成的、客观的、反映事物本质的。那么来源于同一事由的文件就自然地构成了一个有机整体，具有天然的历史联系，不可分割。在档案的整理过程中，只有将同一事由形成的文件排列在一起，再按照事由内的发展过程组成案卷，才能对该事件的过程及内容完整地进行记录，反映出文件在形成时的客观规律和有机联系：才能比较具体地反映该事件的来龙去脉，最大限度地恢复历史原貌。这种“一事一卷”的立卷原则要求文书立卷时必须完整保存文件实体，并最大限度地保持同一具体事由过程下文件的历史关系。它可操作性强。没有太多的灵活性，克服了以往组卷时需要考虑文件的六个特征带来的不便，也更符合文件形成的客观规律，便于保管和利用。 我们说，案卷具有便于保管和利用的功能，这是顺理成章的。然而，其更为本质的作用在于使档案之间的历史联系在微观层次得以保持。正如何嘉荪教授指出的：“立卷在文件和档案管理中还有另外一个极端重要、却又易于受到忽视的功能——它是使文件之间的有机联系在微观层次也能得到保持的有效手段(只要我们能够坚持一件事情形成的文件，基本上组织在一个案卷中)”。因为一项具体的事务往往需多份文件来完成，我们只有把同一项具体事物过程中产生的文件联系在一起，才能真实完整地反映该具体事件的历史原貌。
（转载自中国科教评价网http://www.nseac.com） 诚然，近年来随着电子文件的大量涌现，档案界出现了电子文件是否仍需立卷的学术争论，甚至提出了取消立卷的设想。有
本文原文人提出：“在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需费心去分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，……”不可否认，纸质文件时代的传统案卷原有的保管功能和一般信息检索功能，对于计算机而言可谓是驾轻就熟，已被电子文件时代强大的信息管理功能所替代。但是，由于计算机无法模拟人脑的逻辑思维能力，它无法自动判断隐含在文件材料字里行间的历史联系。只要档案记录和体现历史联系的本质属性没有变，无论其载体形式几经变迁，案卷保持文件形成过程和文件间历史联系的作用就无可替代。“取消案卷的概念，使同一件事情的若干份文件相分离，指望用主题词、文件标题或没有案卷号的所谓档号(全宗号、类号、年号和件号)等，来反映、表现文件之间的互有联系，是有许多难以想象的困难的。”因此，案卷在电子文件时代仍然应该保留，而且更加重要，因为电子文件的特点要求档案工作者更多地关注文件背后的形成过程和历史联系。
2．2 全宗层次
全宗的概念是由法国第一次提出的。按照法国尊重全宗的原则，来源于一个团体，一个机关，一个家庭或一个人的所有文件的集合体就称为全宗。荷兰档案学家缪勒、斐斯和福罗英合著的《档案整理编目手册》中定义全宗为“一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或它的一个行政人员所正式受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书写文件、图片和印刷品。”在苏联早期档案学中，全宗的概念是“在机关或个人的活动过程中有机形成的档案材料的总和，称为机关或个人的档案全宗。”我国传统经典档案学理论将全宗定义为：“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机体。
