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医院档案的规范化管理

2017-05-27 01:09

　摘 要:医院档案管理规范化是医院档案事业发展的必然要求,也是卫生事业发展的要求。要实现医院档案规范化,必须有医院领导的重视、各方面的大力支持和配合;必须增强医院群体的档案法制观念和档案意识,提高档案管理人员的自身素质,严格按照档案管理工作的有关条例、办法和程序管理档案。
　　关键词:医院 档案管理 规范化
　　
　　医院档案管理的规范化是医院档案事业发展乃至卫生事业发展的迫切需要。医院档案作为重要的信息资源,真实、准确地反映着医院的发展轨迹[1]。医院档案内容广,种类多,集党群、行政、教学、科研、基建、财会、出版、外事、设备等众多门类为一体,在医院的医疗保健和医学研究等诸方面发挥着相当重要的作用。因此医院档案管理规范化是档案事业发展的基础。医院档案管理工作从内容上大致包括六个环节,即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。这些环节的规范与否,直接影响着档案质量的高低,而做好档案的规范收集和规范整理是档案工作的关键环节。
　　
　　1.档案的规范收集是档案管理工作赖以存在的基础
　　档案收集是档案工作的主要手段和起点,收集工作质量的高低,即是否完整、齐全、丰富,直接影响其他各项工作的开展,成为衡量档案馆(室)成就的重要标尺。因此,要做到档案管理工作规范化,必须做好档案的规范收集工作。
　　1.1 明确收集与归档的关系
　　档案收集是档案室按照有关规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案,有组织、有计划地集中保存的工作。归档是各单位文书和业务部门将工作生产活动中形成并办理完毕的文件材料,按照有关规定收集齐全,整理立卷,向本单位档案机构或者档案管理人员移交、集中管理的过程。目前,归档已成为党和国家明文规定的一项制度,在正常情况下,各单位档案馆(室)档案的主要来源是归档文件材料。归档与收集是紧密联系,同时进行同时完成的,一方面是文书处理部门和业务部门的归档,另一方面是档案机构的收集。只有归档移交,没有档案室的收集,归档便无法进行;只有收集移交,没有归档,收集便没有了对象。归档是文书处理部门和业务部门人员的工作,收集则是档案人员的工作,二者缺一不可,只有紧密配合,规范收集才能顺利进行。

　　1.2 建立档案监督机制,制定严密的管理制度,为文件材料的规范收集提供保证
　　长期以来,一些医院没有一套严密的档案管理制度,或者制度的执行力度不够。部分有保存价值的、应该归档的文件材料散落在外,得不到及时归档或者归不了档;由于保管不善而损坏甚至丢失,造成了档案的不完整、不齐全。这些都大大地制约了医院档案事业的发展。为确保档案的齐全、完整,医院必须建立健全档案管理监督机制,对各部门的档案制度执行情况进行监督,并依据国家的法律和档案管理的有关规定和条例,制定出本院档案管理的规章制度,例如《医院档案管理实施办法》、《文件材料的收集与归档办法》、《档案保管制度》、《档案的开发利用制度》、《档案管理和监督检查制度》、《违反档案管理法规、条例、制度的处罚、处理办法》等规定和制度,以便各有关部门和个人,在收集档案或处理文件材料时有章可循,有法可依,最大程度地避免或减少文件材料的损坏和丢失,保证档案的完整、齐全,确保医院档案管理的规范化。
　　1.3 大力宣传档案常识,积极开展业务指导,做好档案收集工作
　　档案管理部门要加强宣传工作,提高人们的档案归档意识。一是要向各部门工作人员大力宣传《档案法》,增强他们的档案法制意识,使人们了解档案的重要性;二是要积极宣传档案的基本知识,使广大人员了解文件材料的归档时间和范围,懂得如何收集文件材料,如何归档;三是要文件材料的形成者或持有者正确处理国家、集体、个人三者的关系及当前利益与长远利益的关系;四是利用各种方法和手段,对兼职档案员(文件材料管理人员)进行现场业务指导,使他们在掌握档案理论知识的同时进一步掌握档案业务技能,做到档案的规范收集;五是档案馆(室)要搞好档案的科学管理和开发利用,使有关部门和人员愿意归档。