高校人事档案信息化建设的必要性
2016-11-04 01:01
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摘要:我国高校人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理不当、档案利用范围狭窄等一系列问题,而人事档案信息化的建设可以从根本上解决我国目前的人事档案管理中的各种问题,在提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、强化档案信息化的法律体制等人事档案管理中起到更加重要的作用。
关键词:人事档案 信息化 必要性
随着现代高新技术的不断普及,计算机网络技术的大量使用给档案管理提供了新鲜的土壤,并为其提供了可靠的保证。传统的高校人事档案管理方式面临着越来越大的挑战。为了充分发挥档案工作在人事工作中的重要作用,各高校应该积极将信息技术与管理方法结合起来,促进档案的信息化管理。
1 高校人事档案信息化建设的紧迫性
高校档案信息化建设是时代发展的需要,社会信息化水平的高低在一定程度上已成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。档案是立档单位为适应日常工作需要而依法建立的反映个人和综合管理信息的具有保存价值的文件与材料。档案反映历史活动的原始记载,是国家重要的信息资源库。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,实施信息化建设和管理便成为高校档案工作开展的一项具体举措。
高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此可以看出档案的使用频率非凡高,很需要信息化的建设。
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2 信息技术在高校人事档案管理中的作用
高校人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是人事部门对个人管理的重要凭证和工作基础,对学校考察和提拔领导干部,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理等各个方面具有重要作用。在档案检索系统中采用现代计算机网络信息技术,可以将档案检索方式由联机检索、脱机检索,发展为智能检索,实现档案传递网络化。另外,每份人事档案通过计算机的管理,对档案资源进行分类、分析、加工,可以直接提高档案的使用效率。并且,与传统档案资料相比,数字档案更易于保存和修改,并且可以通过网络快速传递,提高了档案的利用率,降低了相应的管理成本,具体可以表现在以下几个方面:
2.1 提高管理人员的工作效率 我国高校传统的人事档案管理侧重于档案实体的治理,管理人员手工收集、整编、治理、提供单位利用,工作量大但效率低,费时又费力。在实行信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用,在档案管理的内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后,检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理员从纷繁的目录中找出所需的档案记录,然后根据上面的记录到库房中查找。档案信息化建设后,其检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询,同时其他部门需要某些人员的信息,也可以不通过档案管理员,无论在何时进入局域网,根据一定的权限进行查询,大大提高了工作效率。另一方面,人事档案的信息可以更好地得到利用,以便更加快捷更加准确地为决策机构提供依据。
2.2 有利于档案管理人员业务水平的提高 在今后高校人事档案信息化后,将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,从而有充足的时间钻研业务,开拓创新,学习各种治理知识,不断提高治理水平。尤其是在业务水平不下降的基础之上学习一些现代计算机技术,增进业务能力,提高二者融合水平。
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